Checklist conformité AML 2026 pour centres de domiciliation

En bref

La conformité AML d'un centre de domiciliation belge repose en 2026 sur 60 points de contrôle répartis en 8 dimensions, rendus obligatoires par l'arrêté royal du 22 avril 2024. Un score inférieur à 80 % expose à des sanctions du SPF Économie. Les lacunes les plus fréquentes sont l'absence de registre des non-déclarations motivées, l'évaluation des risques copiée d'un template générique et la formation continue non documentée.

Pourquoi cette checklist 2026

Le SPF Économie a renforcé son arsenal de contrôle avec l'arrêté royal du 22 avril 2024. En 2025-2026, les inspections se sont multipliées et plusieurs sanctions publiques ont été prononcées contre des prestataires de domiciliation non conformes — souvent avec citation explicite de sanctions anonymes antérieures contre la même entité.

Cette checklist est un outil d'auto-évaluation qui peut aussi servir de base à un audit externe ou à la revue annuelle de votre AMLCO. Elle reflète l'état du droit applicable en mai 2026 et incorpore les enseignements des sanctions publiées récemment.

Pour le cadre légal complet, voir la loi du 18 septembre 2017 et les nouvelles obligations 2024 pour la domiciliation.

Comment utiliser cette checklist

Pour chaque point :

• ✅ Conforme : le contrôle est en place, documenté, à jour

• ⚠️ Partiel : le contrôle existe mais avec des lacunes

• ❌ Non conforme : absent ou non documenté

Scoring : 1 point par ✅. Un score sous 80 % expose à des sanctions en cas d'inspection. Sous 60 %, l'inspection conclut généralement à une carence structurelle.

À faire avant la revue : rassembler les documents listés. Les inspecteurs SPF Économie demandent toujours les preuves écrites, jamais les déclarations orales.

Section 1 — Gouvernance AML (12 points)

1.1 AMLCO formellement nommé

Décision écrite du conseil d'administration ou du gérant. Identité, fonction et accès direct à la direction documentés.

Pièce : procès-verbal de nomination + fiche de fonction.

1.2 Politique AML écrite, datée, signée

Document propre à votre cabinet (pas un template générique d'internet). Couvre KYC, monitoring, déclaration CTIF, conservation, formation.

Pièce : politique signée + historique des versions.

1.3 Évaluation globale des risques à jour

Document spécifique à votre activité, structuré sur les 4 dimensions client × produit × géographie × canal. Voir notre méthodologie en 5 étapes.

Pièce : évaluation signée par la direction, datée de moins de 12 mois.

1.4 Formation initiale de tous les collaborateurs

Tous les collaborateurs en contact avec les dossiers, pas seulement l'AMLCO. Programme, durée, attestation.

Pièce : registre nominatif des formations.

1.5 Formation continue annuelle

Au moins 4 h/an pour l'AMLCO, 2 h/an pour les collaborateurs. Sujets traités tracés.

Pièce : registre + supports de formation.

1.6 Registre des décisions

Soupçons analysés (déclarés CTIF et non déclarés avec motif), dossiers refusés à l'entrée, demandes des autorités.

Pièce : registre numérique horodaté.

1.7 Procédure d'escalade interne

Qui détecte, qui escalade, qui décide, qui transmet. Écrite et connue de l'équipe.

1.8 Audit annuel du dispositif

Interne pour les petites structures, externe au-delà de 10 collaborateurs.

Pièce : rapport d'audit signé.

1.9 Continuité du rôle d'AMLCO

Un suppléant nommé pour les périodes d'absence (congé, maladie).

1.10 Convention de sous-traitance (si KYC sous-traité)

Si vous sous-traitez du KYC à un prestataire externe, convention écrite avec clause AML + audit annuel.

1.11 Inscription au registre SPF Économie en cours

Inscription valide, à jour, non suspendue. Vérifiable publiquement.

1.12 Renouvellement triennal préparé en avance

Anticiper 6 mois avant l'expiration. Documents à rassembler pour audit AML.

Section 2 — KYC initial (10 points)

2.1 Identification complète du domicilié (personne morale)

Dénomination, n° BCE, forme juridique, siège, objet social, administrateurs, dates clés.

Pièce : extrait BCE/KBO daté de moins de 6 mois.

2.2 Identification du représentant légal

Personne signataire du contrat de domiciliation.

Pièce : carte d'identité + pouvoir de représentation.

2.3 Cascade UBO complète (3 niveaux)

Bénéficiaires directs (>25 %), indirects (chaîne de holdings), par défaut (dirigeants). Voir le détail UBO.

Pièce : organigramme du groupe + pièces d'identité des UBO.

2.4 Consultation et comparaison registre UBO

Confirmation que les UBO déclarés sur MyMinFin correspondent à ce que vous identifiez. Divergence = signalement.

2.5 Vérification PEP

Le domicilié, ses dirigeants et ses UBO ne sont pas Personnes Politiquement Exposées (ou si oui : mesures renforcées).

Pièce : résultat de screening daté.

2.6 Vérification sanctions internationales

Listes UE, ONU, OFAC. Aucune des parties identifiées n'apparaît.

Pièce : résultat de screening daté.

2.7 Compréhension de l'activité économique réelle

L'activité déclarée est plausible vu le profil des dirigeants/UBO. Documenté.

2.8 Vérification de l'origine des fonds (si haut risque)

Pour les dossiers à risque élevé : justificatif d'origine des fonds investis.

2.9 Approbation de la direction pour entrée en relation

Pour tous les dossiers risque standard ou élevé, signature explicite d'un responsable.

2.10 Contrat de domiciliation écrit, signé, archivé

Identification du domicilié, services rendus, durée, droit d'accès des autorités, résiliation pour non-conformité.

Pièce : contrat signé + accusé de réception.

Section 3 — Évaluation des risques par dossier (5 points)

3.1 Note de risque attribuée à chaque dossier

Faible / Standard / Élevé selon votre matrice.

3.2 Justification écrite de la note

Pas de "élevé parce que je le sens". Critères concrets.

3.3 Mesures correspondantes appliquées

Si élevé : surveillance trimestrielle, source des fonds, approbation direction.

3.4 Révision automatique en cas de changement

Nouveau dirigeant, modification d'objet social, changement UBO → réévaluation.

3.5 Documentation des cas-limites

Dossiers refusés ou accepteés avec réserve : motivation écrite.

Section 4 — Monitoring continu (8 points)

4.1 Veille BCE sur chaque domicilié

Suivi automatique : changement de dirigeant, modification objet social, dépôt de comptes annuels.

4.2 Veille UBO

Notification de chaque mise à jour du registre UBO.

4.3 Suivi des confirmations annuelles UBO

Tableau de bord des sociétés sous votre responsabilité, échéances et rappels.

4.4 Monitoring du courrier

Enregistrement des plis officiels reçus, alertes en cas de non-retrait dans les 15 jours.

4.5 Re-vérification périodique

Faible : annuelle. Standard : semestrielle. Élevé : trimestrielle.

4.6 Alerte automatique en cas d'événement majeur

Faillite déclarée, dirigeant condamné, sanctions internationales : escalade immédiate.

4.7 Visites/courriers des autorités tracés

Toute interaction avec parquet, huissier, police, fisc consignée.

4.8 Revue annuelle complète de tous les dossiers

Tous les dossiers actifs revus dans l'année, même les "faible risque".

Section 5 — Déclaration CTIF (7 points)

5.1 Procédure écrite de détection

Indicateurs (red flags) listés et connus de l'équipe. Voir notre guide CTIF.

5.2 Procédure d'analyse interne

Qui analyse, dans quel délai, comment documenter.

5.3 Plateforme goAML opérationnelle

Compte CTIF actif, AMLCO formé à l'outil, capacité à transmettre dans les 48-72 h.

5.4 Modèle de déclaration prêt

Trame factuelle, chronologique. Pas de rédaction à blanc dans l'urgence.

5.5 Confidentialité préservée

Aucune mention au client (interdiction tipping-off). Journaux d'accès cloisonnés.

5.6 Registre des déclarations

Référence interne, date, motif, suite donnée.

5.7 Registre des non-déclarations motivées

Soupçons analysés qui n'ont pas mené à déclaration : motivation écrite (souvent oublié, pourtant contrôlé).

Section 6 — Conservation et archivage (6 points)

6.1 Politique de conservation 10 ans

Tous les documents AML conservés 10 ans après fin de relation.

6.2 Archivage électronique horodaté

Signature numérique + horodatage TSA pour les pièces critiques.

6.3 Sauvegarde et continuité

Backup externalisé, plan de reprise testé.

6.4 Conformité RGPD

Notice d'information, base légale, droits des personnes, registre des traitements.

6.5 Restitution / suppression à terme

Au-delà de 10 ans, suppression contrôlée et documentée.

6.6 Capacité d'extraction sur demande des autorités

Réponse possible sous 48 h avec dossier complet.

Section 7 — Formation et culture (5 points)

7.1 Onboarding AML pour chaque nouveau collaborateur

Avant tout contact avec un dossier.

7.2 Mise à jour annuelle obligatoire

Suivi nominatif, attestation.

7.3 Exercices pratiques (mini-cas, red flags)

Pas que de la théorie.

7.4 Communication interne sur les sanctions publiées

Apprendre des cas concrets publiés par le SPF Économie.

7.5 Évaluation des connaissances

Quiz, mise en situation annuelle.

Section 8 — Préparer une inspection SPF Économie (7 points)

8.1 Dossier de présentation prêt

Organisation, AMLCO, politique, évaluation des risques — en 30 minutes.

8.2 Échantillon de dossiers KYC complets

3-5 dossiers représentatifs, immédiatement présentables.

8.3 Registre des décisions à jour

Toutes les non-déclarations motivées documentées.

8.4 Registre des prestations à jour

Mouvements (entrée/sortie) tracés, conforme à l'AR 22/04/2024.

8.5 Historique des formations sortable en 5 minutes

8.6 Contrats de domiciliation centralisés

8.7 AMLCO disponible le jour de l'inspection

Score et interprétation

• ≥ 90 % : conforme, dispositif solide. Continuer les revues annuelles.

• 80-89 % : conforme avec axes de progression. Lister les points à 1-3 mois.

• 70-79 % : zone à risque. Plan d'action immédiat sur les manques.

• < 70 % : risque réel de sanction. Audit externe recommandé.

Erreurs fréquentes observées en inspection

Politique AML copiée d'un template internet sans adaptation à l'activité

Évaluation des risques uniformément "faible" — non crédible

Mesures d'atténuation vagues ("nous vérifions", "nous restons attentifs")

Pas de registre des non-déclarations motivées — point n°1 d'écart

Confirmation annuelle UBO oubliée sur certains domiciliés

Contrats de domiciliation absents ou périmés

Formation continue non documentée (faite mais sans trace)

Backup AMLCO non identifié en cas d'absence

Mail non retiré non escaladé (signe possible de société écran)

AMLCO sans accès direct à la direction

Comment Company Belgium accélère votre mise en conformité

Le module prestataire de services aux sociétés de Company Belgium couvre directement la majorité de cette checklist :

• Registre des prestations conforme SPF Économie (sections 1, 8)

• Cascade UBO automatisée avec comparaison registre belge (section 2)

• Veille BCE en continu sur chaque domicilié — changements de dirigeants, objet social, dépôts de comptes (section 4)

• Alertes UBO dès que la cascade évolue (section 4)

• Module goAML intégré pour préparer les déclarations CTIF (section 5)

• Archivage horodaté 10 ans chiffré et RGPD (section 6)

• Tableau de bord AMLCO : suivi global, indicateurs, registre des décisions et formations (sections 1, 7)

• Modèles légaux de contrats de domiciliation avec signature électronique (section 2)

Une plateforme spécialisée qui transforme cette checklist d'auto-évaluation en tableau de bord opérationnel alimenté en temps réel.

En résumé

La conformité AML d'un centre de domiciliation tient en 60 contrôles concrets répartis sur 8 dimensions. Aucun n'est facultatif depuis l'AR du 22 avril 2024.

Le test ultime : un inspecteur du SPF Économie vous demande demain matin trois choses — votre politique AML, l'évaluation des risques signée, et un échantillon de dossiers KYC complets avec registre UBO comparé. Si vous pouvez fournir ça en 30 minutes, vous êtes prêt.

Sinon, cette checklist vous dit exactement quoi rattraper en priorité.