Facturer des clients en Belgique : mentions obligatoires, TVA et archivage des factures

En bref

En Belgique, toute facture B2B doit comporter au moins 15 mentions obligatoires, dont votre numéro d'entreprise BCE, le taux de TVA applicable et un numéro séquentiel unique. Les factures doivent être émises au plus tard le 15 du mois suivant le fait générateur et conservées 7 ans en vertu de l'article 60 du Code de la TVA. La facturation électronique Peppol devient progressivement obligatoire pour les échanges B2B en 2026.

Pourquoi une facture incorrecte coûte cher en Belgique

Une facture mal rédigée n'est pas qu'un détail formel : elle peut entraîner un refus de déduction de TVA chez votre client, un redressement lors d'un contrôle de l'Administration générale de la fiscalité (AGFisc), voire des pénalités pour non-respect des délais d'émission. En Belgique, les règles applicables sont principalement issues du Code de la TVA (CTVA) et des arrêtés royaux d'exécution. Ce guide vous donne une vision complète et à jour pour 2026.

Les mentions obligatoires sur toute facture belge

Une facture belge valide doit comporter, au minimum, les éléments suivants :

• Date d'émission de la facture

• Numéro séquentiel unique au sein d'une série continue (aucun saut, aucune répétition)

• Identité du fournisseur : nom complet ou dénomination sociale, adresse complète, numéro d'entreprise BCE au format BE XXXX.XXX.XXX, et numéro de TVA (BE XXXX.XXX.XXX) si assujetti

• Identité du client : nom, adresse, et numéro de TVA si le client est un assujetti (B2B)

• Description précise des biens livrés ou des services prestés

• Quantité et prix unitaire hors TVA

• Taux de TVA applicable et montant de TVA par taux

• Base d'imposition (total hors TVA) et total TTC

• Date d'exigibilité du paiement (délai de paiement et date limite)

• IBAN et, si applicable, la communication structurée (+++XXX/XXXX/XXXXX+++)

• Mentions légales spécifiques selon le cas : autoliquidation, exonération, régime de franchise...

L'absence d'un seul de ces éléments peut suffire à invalider la facture aux yeux du contrôleur TVA.

Mentions légales selon le type d'opération

Les taux de TVA belges en 2026

Le Code de la TVA belge prévoit quatre taux :

Attention : le taux réduit de 6 % pour la rénovation résidentielle est soumis à des conditions strictes (âge du bâtiment, usage privé, attestation du donneur d'ordre). En cas de doute, consultez la circulaire TVA applicable ou demandez une décision anticipée au SPF Finances.

Facturation B2B vs B2C : les différences clés

En B2B (client assujetti à la TVA), la facture est obligatoire pour toute opération, et doit mentionner le numéro de TVA du client. Le client peut déduire la TVA portée sur la facture (droit à déduction).

En B2C (client particulier non assujetti), la facture n'est en principe obligatoire que si le client la demande ou si la loi l'impose (contrats à distance, certains artisans, professions réglementées). Cependant, la plupart des PME belges émettent une facture systématiquement, ce qui constitue une bonne pratique.

La TVA facturée à un particulier est toujours due à l'État, même si vous avez oublié de la mentionner sur la facture. Aucun régime d'autoliquidation n'est applicable en B2C.

Facturer des clients étrangers

Clients dans l'Union européenne (B2B intracom)

Pour une prestation de services à un client professionnel établi dans un autre État membre de l'UE, la règle générale est la taxation au lieu d'établissement du preneur (art. 21 §2 CTVA). Vous émettez la facture sans TVA belge et mentionnez l'autoliquidation. Votre client déclare et déduit la TVA dans son propre pays.

Pour une livraison de biens intracommunautaire, la facture est exonérée sous conditions (numéro de TVA du client vérifié via VIES, transport transfrontière prouvé). Déclarez l'opération dans votre listing intracommunautaire (relevé IC) déposé au SPF Finances.

Clients hors UE (exportations)

Les exportations sont exonérées à 0 % sous réserve de pouvoir produire les documents douaniers prouvant la sortie du territoire de l'UE (déclaration en douane EX). Conservez ces preuves, car elles peuvent être demandées lors d'un contrôle.

Le délai d'émission de la facture

En Belgique, la règle générale veut que la facture soit émise au plus tard le 15 du mois suivant le fait générateur de la TVA (livraison du bien ou achèvement de la prestation). Respecter ce délai est important : une facture tardive peut entraîner des intérêts de retard et compliquer la déduction TVA chez votre client.

Pour les acomptes, la facture doit être émise dès réception du paiement (la TVA devient exigible à ce moment).

Les notes de crédit

Une note de crédit (ou note de débit) est un document rectificatif qui annule ou corrige tout ou partie d'une facture initiale. Elle doit :

• Faire référence explicite à la facture d'origine (numéro, date)

• Porter un numéro séquentiel dans sa propre série

• Mentionner la raison de la correction (erreur de prix, retour de marchandise, remise accordée après facturation...)

• Reprendre les mêmes mentions obligatoires qu'une facture ordinaire

Côté TVA : la note de crédit entraîne une récupération de TVA (crédit) chez l'émetteur et une rectification chez le client. Ne jamais modifier une facture déjà émise — toujours émettre une note de crédit.

Peppol et la facturation électronique en 2026

La Belgique s'aligne sur la directive européenne en matière de facturation électronique. La facturation électronique Peppol devient progressivement obligatoire pour les entreprises belges dans les échanges B2B. Le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement Online) garantit la transmission sécurisée et standardisée des factures électroniques entre fournisseurs et clients.

Concrètement, une facture Peppol est un fichier XML structuré (format UBL 2.1 ou CII) transmis via un point d'accès Peppol certifié. Elle remplace avantageusement le PDF envoyé par e-mail, qui n'a pas de valeur légale automatique d'e-facture en Belgique.

Le module de facturation de Company Belgium prend en charge l'émission et la réception de factures Peppol, en vérifiant automatiquement si votre client est enregistré sur le réseau. Toutes les mentions obligatoires sont pré-remplies à partir de votre profil et des données BCE de votre client.

Délais de paiement et intérêts de retard

En Belgique, la loi du 2 août 2002 sur la lutte contre le retard de paiement (transposant la directive 2011/7/UE) prévoit :

• Délai de paiement légal en B2B : 30 jours calendrier à compter de la réception de la facture (sauf accord contractuel contraire, max 60 jours)

• En cas de retard : intérêts légaux automatiques (taux fixé deux fois par an par le SPF Finances), sans mise en demeure préalable requise

• Indemnité forfaitaire minimale de 40 € par facture impayée, plus les frais de recouvrement raisonnables

Incluez toujours vos conditions de paiement sur la facture. Si vous gérez de nombreux clients B2B, le suivi des échéances et la réconciliation bancaire CODA évitent que des factures impayées passent inaperçues pendant des semaines.

Archivage des factures : la réglementation belge

La règle des 7 ans

L'article 60 du Code de la TVA impose la conservation des factures pendant 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit l'émission. Cette obligation s'applique aussi bien aux factures émises qu'aux factures reçues.

Attention à certaines exceptions :

• Immobilisations (bâtiments, machines) : la période de révision TVA peut atteindre 15 ans pour les immeubles, ce qui justifie une conservation plus longue des factures d'investissement

• Impôts directs (impôt des sociétés, IPP) : les pièces justificatives des revenus et charges doivent être conservées 7 ans également (article 315 CIR 92)

• Litiges en cours : prolonger la conservation jusqu'à clôture définitive du dossier

Authenticité, intégrité et lisibilité

Quelle que soit la forme d'archivage (papier ou électronique), vous devez pouvoir garantir :

• L'authenticité de l'origine : l'identité de l'émetteur est certaine (signature électronique qualifiée, EDI, ou contrôles de gestion équivalents)

• L'intégrité du contenu : la facture n'a pas été modifiée depuis son émission

• La lisibilité : la facture doit rester lisible pendant toute la durée de conservation

Pour les factures papier, conservez-les dans un endroit sec, à l'abri de la lumière et dans l'ordre chronologique. Pour les factures électroniques (PDF, XML Peppol), un archivage dans un système sécurisé avec journalisation des accès est requis.

Archivage électronique : règles pratiques

L'archivage électronique des factures est autorisé en Belgique, à condition de respecter les exigences suivantes :

• Accessibilité immédiate : en cas de contrôle fiscal, vous devez être en mesure de fournir les factures sans délai dans un format lisible

• Localisation : les factures électroniques peuvent être stockées à l'étranger (cloud), à condition d'en notifier l'Administration si elles sont hébergées hors de l'EEE, et de garantir un accès en ligne permanent

• Pas d'altération : le système doit empêcher toute modification des fichiers archivés (ex. : stockage en mode WORM, ou hachage des fichiers)

• Sauvegarde : une copie de sauvegarde distincte est vivement recommandée

Le module de facturation de Company Belgium archive automatiquement chaque facture émise et reçue, avec horodatage et hachage du fichier. Les factures restent accessibles depuis le tableau de bord pendant toute la durée légale, et peuvent être exportées en PDF ou XML à tout moment pour un contrôle fiscal.

Si vous êtes également soumis aux versements anticipés d'impôt des sociétés, vos factures archivées constituent la base justificative de vos charges déductibles — un archivage rigoureux facilite la préparation de la déclaration fiscale annuelle.

Ce que vous devez vérifier avant d'envoyer chaque facture

Voici une checklist rapide à cocher avant tout envoi :

Numéro séquentiel unique et dans la bonne série

Date d'émission respectant le délai du 15 du mois suivant

Numéro d'entreprise BCE et numéro de TVA corrects (les deux, fournisseur et client)

Description des prestations suffisamment précise

Taux de TVA correct selon la nature de l'opération

Montants HT, TVA et TTC cohérents

IBAN et communication structurée présents

Mention légale spéciale si applicable (autoliquidation, exonération, franchise)

Délai de paiement mentionné

Pour les solutions de paiement en ligne, assurez-vous que votre référence de paiement correspond à la communication structurée sur la facture pour faciliter la réconciliation automatique.

Si votre chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas 25 000 €, vous pouvez bénéficier du régime de franchise de la TVA et émettre vos factures sans TVA — une option intéressante pour les indépendants et les petites PME débutantes.