Dossier KYC en Belgique : contenu obligatoire, format et conservation

En bref

Un dossier KYC complet en Belgique doit contenir 6 sections obligatoires : identification du client, identification des bénéficiaires effectifs (UBO), évaluation du risque, compréhension de la relation d'affaires, screening sanctions et PEP, suivi continu. Chaque pièce doit être conservée pendant 10 ans sous format lisible et intègre. L'inspecteur du SPF Économie doit pouvoir extraire un dossier complet en 5 minutes.

Pourquoi le dossier KYC est l'élément n°1 vérifié en inspection

Quand le SPF Économie inspecte un cabinet assujetti à la loi du 18 septembre 2017, il demande trois choses : votre évaluation des risques, votre politique AML, et un échantillon de dossiers KYC. Sur ces trois, c'est le dossier KYC qui révèle le plus directement si votre conformité est réelle ou cosmétique.

Un dossier KYC complet n'est pas juste "j'ai la copie d'une carte d'identité". C'est un ensemble structuré, daté, vérifiable, qui démontre que vous avez identifié, vérifié, compris et tracé la relation d'affaires.

Cet article détaille chaque pièce attendue par type de client, le format dans lequel la conserver, et la durée légale de rétention.

Structure obligatoire d'un dossier KYC

Un dossier KYC bien tenu se structure en 6 sections standardisées. C'est ainsi que l'inspecteur les cherche, et c'est ainsi que votre AMLCO doit les organiser.

Section 1 — Identification du client

Pour une personne physique (particulier ou indépendant) :

• Copie lisible de la carte d'identité ou du passeport en cours de validité (recto-verso pour la carte belge)

• Nom complet, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité(s)

• Adresse de résidence principale (justificatif si l'adresse ne figure pas sur la pièce d'identité — facture < 3 mois, attestation domicile commune)

• Numéro de registre national pour les résidents belges

Pour une personne morale (société, ASBL, fondation) :

• Extrait BCE/KBO récent (moins de 6 mois) avec dénomination, n° d'entreprise, forme juridique, siège, objet social, administrateurs

• Statuts coordonnés publiés au Moniteur belge

• Composition du conseil d'administration (date des nominations)

• Numéro de TVA belge ou européen si différent

Section 2 — Identification du bénéficiaire effectif (UBO)

Pour les personnes morales, voir le détail dans notre article UBO :

• Organigramme du groupe : chaîne de contrôle jusqu'à la personne physique

• Pièces d'identité des UBO identifiés (Niveau 1 et 2 de la cascade)

• Extrait du registre UBO belge récent

• Pacte d'actionnaires si pertinent (contrôle par d'autres moyens)

• Justification si UBO catégorie 3 (dirigeants par défaut)

• Comparaison BCE ↔ Registre UBO avec écarts signalés

Section 3 — Évaluation du risque

• Note de risque attribuée : Faible / Standard / Élevé

• Justification écrite des critères ayant conduit à la note

• Mesures correspondantes à mettre en œuvre

• Signature de l'AMLCO et date

Section 4 — Compréhension de la relation d'affaires

• Description écrite de la finalité économique de la relation (KYC purpose statement)

• Pour les dossiers à risque élevé : justificatif de l'origine des fonds (extrait de compte, contrat de vente, héritage, dividende)

• Pour les PEP : approbation explicite de la direction et surveillance accrue documentée

Section 5 — Screening et listes officielles

• Résultat du screening sanctions internationales (UE, ONU, OFAC) daté

• Résultat du screening PEP (personnes politiquement exposées)

• Vérification liste UBO divergence

• Date et outil de screening (preuve de l'opération)

Section 6 — Suivi continu et événements

• Journal des révisions annuelles (avec date et signature)

• Événements signalés depuis l'entrée en relation (changement de dirigeant, déclaration UBO, sanction, contentieux)

• Décisions internes prises (statu quo, mesure renforcée, déclaration CTIF, résiliation)

Pièces complémentaires selon le type de client

Société de capitaux (SA, SRL, SC)

En plus du tronc commun :

• Comptes annuels déposés à la BNB (les 2 derniers exercices)

• Liste des actionnaires ou registre des actions

• Procurations si la signature est déléguée

ASBL / fondation

En plus :

• Statuts publiés au Moniteur

• Liste des administrateurs et dirigeants

• Sources de financement principales

Trust / fiducie

• Acte constitutif (deed of trust)

• Identification du settlor, trustee, protector, bénéficiaires

Personne physique indépendante

• Statut social (INASTI)

• TVA (si assujetti)

• Activité réelle exercée

Format de conservation

Le format papier ou électronique est équivalent légalement, mais en 2026 le numérique horodaté est devenu la norme. La loi du 18/09/2017 ne prescrit pas un format précis, mais exige :

• Lisibilité sur toute la durée de conservation

• Intégrité : aucune modification après création (ou alors, historique tracé)

• Authenticité : on doit pouvoir prouver qu'un document est bien celui collecté

• Accessibilité : extractible sur demande des autorités en moins de 48 heures

En pratique :

• PDF/A pour les documents finalisés (norme d'archivage long terme)

• Signature électronique qualifiée (eIDAS) pour les pièces internes (décisions AMLCO, notes de risque)

• Horodatage TSA (Time Stamping Authority) pour les pièces sensibles

• Stockage chiffré au repos (AES-256 minimum)

• Journal d'accès : qui a consulté, modifié, exporté chaque dossier

Durée de conservation

10 ans après la fin de la relation d'affaires ou la dernière opération significative (article 60 de la loi du 18/09/2017).

Attention :

• 10 ans = pas 5, pas 7, pas "tant qu'on a la place"

• Le décompte démarre à la fin de la relation, pas à l'ouverture du dossier

• Au-delà de 10 ans, l'effacement doit être contrôlé et documenté (compatibilité RGPD)

• Les archives historiques d'avant 2017 doivent toujours être accessibles selon les lois précédentes

Préparer un audit du dossier KYC

L'AMLCO doit pouvoir présenter un dossier complet en 5 minutes lors d'un contrôle. Test interne à faire chaque trimestre :

Choisir 3 dossiers au hasard

Demander à un collaborateur formé de récupérer toutes les pièces des 6 sections

Chronométrer

Vérifier qu'aucune pièce ne manque ni n'est obsolète

Si ça prend plus de 15 minutes, votre archivage est défaillant.

Erreurs fréquentes constatées en inspection

Copie de carte d'identité illisible — refusée comme preuve d'identification

Extrait BCE trop ancien (> 6 mois) — il faut un extrait à jour à l'entrée en relation

Pas de registre UBO consulté — un point d'écart automatique

Cascade UBO incomplète — niveau 2 absent quand il y a une chaîne de holdings

Pas de note d'évaluation de risque — pas de matrice = mesure de risque non démontrée

Pas de screening PEP/sanctions ou screening très ancien

Aucun journal de révision annuelle — le dossier semble figé au jour de l'ouverture

Documents en désordre — l'inspecteur perd patience et coche "non conforme"

Pas de signature AMLCO sur les décisions sensibles

Conservation < 10 ans ou suppression non documentée

Comment Company Belgium structure vos dossiers KYC

Le module KYC de Company Belgium impose nativement la structure attendue par le SPF Économie :

• Template de dossier en 6 sections pré-remplies à partir de l'API BCE/KBO

• Cascade UBO automatique sur 3 niveaux, croisée avec le registre belge

• Screening sanctions et PEP intégré, daté et tracé

• Note de risque générée par la matrice configurée

• Journal de révision : rappels automatiques, signature électronique de l'AMLCO

• Archivage PDF/A avec horodatage TSA, conservation chiffrée 10 ans

• Export complet d'un dossier en 1 clic pour inspection

Voir aussi : le guide KYC complet, la checklist de conformité 2026 et la méthodologie d'évaluation des risques.

En résumé

Un dossier KYC conforme tient en 6 sections non négociables : identification client, UBO, évaluation du risque, finalité économique, screening, suivi continu. Chaque section a sa liste de pièces, son format admis, sa durée de rétention.

Le test ultime : un inspecteur du SPF Économie pose le doigt sur un dossier au hasard. En 5 minutes, votre AMLCO doit tout produire. Si oui, vous êtes prêt. Si non, cet article vous dit ce qu'il manque.