Hoeveel controlepunten bevat de AML-checklist 2026 voor een Belgisch domiciliatiekantoor ?

De checklist 2026 bevat 60 controlepunten verdeeld over 8 dimensies: AML-governance (12 punten), initiële KYC (10 punten), risicobeoordeling per dossier (5 punten), doorlopende monitoring (8 punten), CFI-melding (7 punten), bewaring en archivering (6 punten), opleiding en cultuur (5 punten) en voorbereiding van een FOD Economie-inspectie (7 punten). Een score onder 80 % stelt bloot aan sancties bij inspectie.

Welke punten ontbreken het meest bij een FOD Economie-inspectie ?

De 4 meest voorkomende lacunes zijn: het ontbreken van een register van gemotiveerde niet-meldingen (punt nr. 1), een AML-policy gekopieerd van een internet-template zonder aanpassing aan de activiteit van het centrum, een ongeloofwaardige uniform lage risicobeoordeling, en een niet-gedocumenteerde permanente opleiding. Alleen deze 4 lacunes kunnen in 2026 leiden tot de conclusie van een structurele tekortkoming bij een inspectie.

Wat moet een register van gemotiveerde niet-meldingen voor een domiciliatiekantoor bevatten ?

Het register moet elke case vastleggen waarin de AMLCO een vermoeden heeft geanalyseerd zonder tot een CFI-melding te besluiten. Per invoer: interne dossiernummer, datum van analyse, beschrijving van het gedetecteerde signaal, verzamelde feitelijke elementen, redenering die leidde tot niet-melden, en handtekening van de AMLCO. Dit register moet van een tijdstempel voorzien zijn, 10 jaar bewaard worden en bij een inspectie binnen 15 minuten voorgelegd kunnen worden.

Verandert het koninklijk besluit van 22 april 2024 de AML-verplichtingen van Belgische domiciliatiekantoren ?

Ja, het KB van 22 april 2024 versterkt verschillende bestaande verplichtingen en voegt nieuwe toe: domiciliëringscontract met verplichte specifieke clausules, prestatieregister conform het FOD Economie-model, versterkte traceerbaarheid van niet-opgehaalde officiële post, en onmiddellijk opzeggingsrecht bij niet-naleving door de gedomicilieerde. Centra die hun contracten en procedures sindsdien niet hebben bijgewerkt, voldoen niet meer aan de wet.

AML-checklist 2026 domiciliatiekantoren : 60 punten

In het kort

De AML-conformiteit van een Belgisch domiciliatiekantoor steunt in 2026 op 60 controlepunten verdeeld over 8 dimensies, verplicht gesteld door het koninklijk besluit van 22 april 2024. Een score onder 80 % stelt bloot aan sancties van de FOD Economie. De meest voorkomende lacunes zijn het ontbreken van een register van gemotiveerde niet-meldingen, een risicobeoordeling gekopieerd van een generieke template en niet-gedocumenteerde permanente opleiding.

Waarom deze checklist 2026

De FOD Economie heeft zijn controlearsenaal versterkt met het koninklijk besluit van 22 april 2024. In 2025-2026 zijn de inspecties toegenomen en werden verschillende publieke sancties uitgesproken tegen niet-conforme domiciliëringsverstrekkers — vaak met uitdrukkelijke vermelding van eerdere anonieme sancties tegen dezelfde entiteit.

Deze checklist is een zelfevaluatie-instrument dat ook kan dienen als basis voor een externe audit of voor de jaarlijkse herziening door uw AMLCO. Ze weerspiegelt het recht zoals van toepassing in mei 2026 en verwerkt de lessen uit recent gepubliceerde sancties.

Voor het volledige wettelijke kader, zie de wet van 18 september 2017 en de nieuwe verplichtingen 2024 voor domiciliëring.

Hoe deze checklist gebruiken

Voor elk punt:

✅ Conform: de controle is aanwezig, gedocumenteerd, actueel

⚠️ Gedeeltelijk: de controle bestaat maar met lacunes

❌ Niet conform: afwezig of niet gedocumenteerd

Scoring: 1 punt per ✅. Een score onder 80 % stelt bloot aan sancties bij inspectie. Onder 60 % besluit de inspectie meestal tot een structurele tekortkoming.

Vóór de herziening: verzamel de vermelde documenten. FOD Economie-inspecteurs vragen altijd geschreven bewijs, nooit mondelinge verklaringen.

Sectie 1 — AML-governance (12 punten)

1.1 Formeel benoemde AMLCO

Schriftelijke beslissing van de raad van bestuur of zaakvoerder. Identiteit, functie en rechtstreekse toegang tot de directie gedocumenteerd.

Stuk: notulen van benoeming + functieprofiel.

1.2 Schriftelijke, gedateerde, ondertekende AML-policy

Document eigen aan uw kantoor (geen generieke internet-template). Behandelt KYC, monitoring, CFI-melding, bewaring, opleiding.

Stuk: ondertekende policy + versiegeschiedenis.

1.3 Actuele globale risicobeoordeling

Specifiek document voor uw activiteit, gestructureerd op de 4 dimensies cliënt × product × geografie × kanaal. Zie onze methodologie in 5 stappen.

Stuk: door directie ondertekende beoordeling, jonger dan 12 maanden.

1.4 Initiële opleiding van alle medewerkers

Alle medewerkers met dossiercontact, niet alleen de AMLCO. Programma, duur, attest.

Stuk: nominatief opleidingsregister.

1.5 Jaarlijkse permanente opleiding

Minstens 4 u/jaar voor de AMLCO, 2 u/jaar voor de medewerkers. Behandelde onderwerpen getraceerd.

Stuk: register + opleidingsmateriaal.

1.6 Beslissingsregister

Geanalyseerde vermoedens (gemelde CFI en niet-gemelde met motivering), geweigerde dossiers, verzoeken van autoriteiten.

Stuk: digitaal getimestampt register.

1.7 Interne escalatieprocedure

Wie detecteert, wie escaleert, wie beslist, wie verzendt. Geschreven en bekend bij het team.

1.8 Jaarlijkse audit van het dispositief

Intern voor kleine structuren, extern boven 10 medewerkers.

Stuk: ondertekend auditrapport.

1.9 Continuïteit van de AMLCO-rol

Een plaatsvervanger benoemd voor afwezigheidsperiodes (verlof, ziekte).

1.10 Onderaannemingsovereenkomst (bij uitbestede KYC)

Bij KYC-uitbesteding aan een externe dienstverlener, schriftelijke overeenkomst met AML-clausule + jaarlijkse audit.

1.11 Geldige inschrijving in het FOD Economie-register

Geldige inschrijving, actueel, niet geschorst. Publiek verifieerbaar.

1.12 Driejaarlijkse vernieuwing tijdig voorbereid

6 maanden vóór vervaldatum anticiperen. Documenten verzamelen voor AML-audit.

Sectie 2 — Initiële KYC (10 punten)

2.1 Volledige identificatie van de gedomicilieerde (rechtspersoon)

Benaming, KBO-nr., rechtsvorm, zetel, maatschappelijk doel, bestuurders, sleuteldata.

Stuk: KBO-uittreksel jonger dan 6 maanden.

2.2 Identificatie van de wettelijke vertegenwoordiger

Ondertekenaar van het domiciliëringscontract.

Stuk: identiteitsbewijs + vertegenwoordigingsbevoegdheid.

2.3 Volledige UBO-cascade (3 niveaus)

Directe begunstigden (>25 %), indirecte (holdingketen), standaard (bestuurders). Zie het UBO-detail.

Stuk: groepsorganogram + identiteitsbewijzen UBO.

2.4 Raadpleging en vergelijking UBO-register

Bevestiging dat de UBO's op MyMinFin overeenstemmen met wat u identificeert. Afwijking = melding.

2.5 PEP-verificatie

De gedomicilieerde, zijn bestuurders en UBO's zijn geen Politiek Prominente Personen (of zo ja: verscherpte maatregelen).

Stuk: screeningsresultaat, gedateerd.

2.6 Verificatie internationale sancties

EU-, VN-, OFAC-lijsten. Geen van de geïdentificeerde partijen verschijnt.

Stuk: screeningsresultaat, gedateerd.

2.7 Begrip van de werkelijke economische activiteit

De aangegeven activiteit is plausibel gezien het profiel van bestuurders/UBO. Gedocumenteerd.

2.8 Verificatie van de herkomst van fondsen (bij hoog risico)

Voor hoogrisicodossiers: bewijs van herkomst van geïnvesteerde fondsen.

2.9 Directiegoedkeuring voor relatiestart

Voor alle dossiers met standaard- of hoog risico, expliciete handtekening van een verantwoordelijke.

2.10 Geschreven, ondertekend, gearchiveerd domiciliëringscontract

Identificatie van de gedomicilieerde, geleverde diensten, duur, toegangsrecht autoriteiten, opzegging bij niet-naleving.

Stuk: ondertekend contract + ontvangstbevestiging.

Sectie 3 — Risicobeoordeling per dossier (5 punten)

3.1 Risiconota toegekend aan elk dossier

Laag / Standaard / Hoog volgens uw matrix.

3.2 Schriftelijke motivering van de nota

Geen "hoog omdat ik dat voel". Concrete criteria.

3.3 Overeenkomstige maatregelen toegepast

Bij hoog: driemaandelijkse monitoring, herkomst fondsen, directiegoedkeuring.

3.4 Automatische herziening bij wijziging

Nieuwe bestuurder, wijziging maatschappelijk doel, UBO-wijziging → herevaluatie.

3.5 Documentatie van grensgevallen

Geweigerde of onder voorbehoud aanvaarde dossiers: schriftelijke motivering.

Sectie 4 — Doorlopende monitoring (8 punten)

4.1 KBO-monitoring per gedomicilieerde

Automatische opvolging: bestuurderswijziging, wijziging maatschappelijk doel, neerlegging van jaarrekeningen.

4.2 UBO-monitoring

Melding bij elke update van het UBO-register.

4.3 Opvolging van jaarlijkse UBO-bevestigingen

Dashboard van vennootschappen onder uw verantwoordelijkheid, termijnen en herinneringen.

4.4 Postmonitoring

Registratie van ontvangen officiële post, waarschuwingen bij niet-ophaling binnen 15 dagen.

4.5 Periodieke herverificatie

Laag: jaarlijks. Standaard: halfjaarlijks. Hoog: driemaandelijks.

4.6 Automatische waarschuwing bij grote gebeurtenis

Faillissement, veroordeling van bestuurder, internationale sancties: onmiddellijke escalatie.

4.7 Bezoeken/brieven van autoriteiten getraceerd

Elke interactie met parket, deurwaarder, politie, fiscus genoteerd.

4.8 Jaarlijkse volledige herziening van alle dossiers

Alle actieve dossiers binnen het jaar herzien, ook de "laag risico".

Sectie 5 — CFI-melding (7 punten)

5.1 Schriftelijke detectieprocedure

Indicatoren (red flags) opgelijst en bekend bij het team. Zie onze CFI-gids.

5.2 Interne analyseprocedure

Wie analyseert, binnen welke termijn, hoe documenteren.

5.3 Operationeel goAML-platform

Actieve CFI-account, AMLCO opgeleid voor het hulpmiddel, capaciteit om binnen 48-72 u te zenden.

5.4 Klaargemaakt meldingsmodel

Feitelijk, chronologisch raamwerk. Geen blanco redactie in nood.

5.5 Vertrouwelijkheid bewaard

Geen vermelding aan de cliënt (tipping-off-verbod). Toegangslogs afgeschermd.

5.6 Meldingsregister

Interne referentie, datum, motief, gevolg.

5.7 Register van gemotiveerde niet-meldingen

Geanalyseerde vermoedens die niet tot melding leidden: schriftelijke motivering (vaak vergeten, toch gecontroleerd).

Sectie 6 — Bewaring en archivering (6 punten)

6.1 Bewaarbeleid 10 jaar

Alle AML-documenten 10 jaar bewaard na einde relatie.

6.2 Gestempelde elektronische archivering

Digitale handtekening + TSA-tijdstempel voor kritieke stukken.

6.3 Backup en continuïteit

Geëxternaliseerde backup, geteste herstelplan.

Informatieaanwijzing, wettelijke basis, rechten van personen, register van verwerkingen.

6.5 Teruggave / verwijdering na termijn

Na 10 jaar gecontroleerde en gedocumenteerde verwijdering.

6.6 Extractiecapaciteit op verzoek van autoriteiten

Antwoord mogelijk binnen 48 u met volledig dossier.

Sectie 7 — Opleiding en cultuur (5 punten)

7.1 AML-onboarding voor elke nieuwe medewerker

Vóór elk dossiercontact.

7.2 Verplichte jaarlijkse update

Nominatieve opvolging, attest.

7.3 Praktische oefeningen (mini-cases, red flags)

Niet alleen theorie.

7.4 Interne communicatie over gepubliceerde sancties

Leren uit concrete door FOD Economie gepubliceerde gevallen.

7.5 Evaluatie van kennis

Quiz, jaarlijkse rollenspelen.

Sectie 8 — Een FOD Economie-inspectie voorbereiden (7 punten)

8.1 Presentatiedossier klaar

Organisatie, AMLCO, policy, risicobeoordeling — in 30 minuten.

8.2 Steekproef van volledige KYC-dossiers

3-5 representatieve dossiers, onmiddellijk presenteerbaar.

8.3 Actueel beslissingsregister

Alle gemotiveerde niet-meldingen gedocumenteerd.

8.4 Actueel prestatieregister

Bewegingen (in/uit) getraceerd, conform KB 22/04/2024.

8.5 Opleidingsgeschiedenis exporteerbaar in 5 minuten

8.6 Gecentraliseerde domiciliëringscontracten

8.7 AMLCO beschikbaar op de inspectiedag

Score en interpretatie

≥ 90 %: conform, solide dispositief. Verder met jaarlijkse herzieningen.

80-89 %: conform met verbeteringspunten. Punten op 1-3 maanden oplijsten.

70-79 %: risicozone. Onmiddellijk actieplan op tekorten.

< 70 %: reëel risico op sanctie. Externe audit aanbevolen.

Vaak vastgestelde fouten bij inspectie

AML-policy gekopieerd van internet-template zonder aanpassing aan activiteit

Risicobeoordeling uniform "laag" — niet geloofwaardig

Vage mitigerende maatregelen ("wij verifiëren", "wij blijven aandachtig")

Geen register van gemotiveerde niet-meldingen — nr. 1 van afwijking

Jaarlijkse UBO-bevestiging vergeten op sommige gedomicilieerden

Domiciliëringscontracten afwezig of verlopen

Permanente opleiding niet gedocumenteerd (gedaan maar zonder spoor)

AMLCO-backup niet geïdentificeerd bij afwezigheid

Niet-opgehaalde post niet geëscaleerd (mogelijk teken van mantelvennootschap)

AMLCO zonder rechtstreekse toegang tot directie

Hoe Company Belgium uw conformiteit versnelt

De module dienstverlener aan vennootschappen van Company Belgium dekt rechtstreeks het merendeel van deze checklist:

Prestatieregister conform FOD Economie (secties 1, 8)

Geautomatiseerde UBO-cascade met Belgische registervergelijking (sectie 2)

Doorlopende KBO-monitoring per gedomicilieerde — bestuurders, maatschappelijk doel, neerlegging van rekeningen (sectie 4)

UBO-waarschuwingen zodra de cascade evolueert (sectie 4)

Geïntegreerde goAML-module om CFI-meldingen voor te bereiden (sectie 5)

Gestempelde archivering 10 jaar, versleuteld en GDPR (sectie 6)

AMLCO-dashboard: globale opvolging, indicatoren, beslissings- en opleidingsregister (secties 1, 7)

Wettelijke contractmodellen voor domiciliëring met elektronische ondertekening (sectie 2)

Een gespecialiseerd platform dat deze zelfevaluatiechecklist omvormt tot een operationeel dashboard dat in realtime wordt gevoed.

Samenvatting

De AML-conformiteit van een domiciliatiekantoor steunt op 60 concrete controles verdeeld over 8 dimensies. Geen enkele is facultatief sinds het KB van 22 april 2024.

De ultieme test: een FOD Economie-inspecteur vraagt u morgenochtend drie dingen — uw AML-policy, de ondertekende risicobeoordeling, en een steekproef van volledige KYC-dossiers met UBO-registervergelijking. Als u dat in 30 minuten kunt leveren, bent u klaar.

Zo niet, vertelt deze checklist u precies wat u prioritair moet inhalen.