Een vacature publiceren in België: Dimona, contract, vlotte onboarding
Van de LinkedIn-vacature tot de eerste loonbrief: wat een Belgische kmo moet afvinken om niet in overtreding te zijn met Dimona, geen onvolledig arbeidscontract te hebben en geen werknemer te verliezen in week 3 door gebrek aan onboarding.
In het kort
Aanwerven in Belgie in 2026 vereist zes verplichte stappen: de functie definiëren, een conforme vacature publiceren (AVG + antidiscriminatie), selecteren, het contract laten ondertekenen voor de eerste werkdag, Dimona aangeven voor 23u59 de dag ervoor, en gestructureerd onboarden. Een ontbrekende Dimona kost tot 1.600 euro boete per niet-aangegeven werknemer.
Aanwerven in België in 2026: een traject in 6 mijlpalen
Voor een Belgische kmo blijft het aanwerven van een werknemer een afgebakend administratief traject. De 6 mijlpalen die we bij goed georganiseerde bedrijven steeds terugzien:
Een van deze mijlpalen overslaan of haastig afhandelen kost duur: RSZ-boete, gedemotiveerde werknemer, verloop in maand 1-3 (het duurste voor een kmo).
Een conforme vacature
Het opstellen van een vacature is niet vrij. Drie structurerende regels:
1. Verplichte vermeldingen. Werkplek (minstens de gemeente), contracttype (vast, bepaalde duur, uitzend, student), paritair comité, brutoloon-vork (aanbevolen — wordt verplicht in bepaalde sectoren in 2027 met EU-richtlijn 2023/970 over looptransparantie). Om het juiste paritair comité voor uw bedrijf te bepalen, raadpleegt u onze gids over Belgische paritaire comités voor kmo's.
2. Anti-discriminatie. De wet van 10 mei 2007 en de Genderwet van 10 mei 2007 verbieden elke discriminerende vermelding (leeftijd, geslacht, afkomst, burgerlijke staat). Simpele test: vervang "junior" door "kandidaat onder 25 jaar" — u ziet meteen het probleem. Verkies "gewenste ervaringsgraad" + objectieve criteria.
3. AVG. Vermeld de bewaartermijn van cv's (max 12 maanden zonder expliciete toestemming), de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke en het toegangsrecht. Een serieuze ATS-module doet dat voor u.
De module Werving van Company Belgium publiceert de vacature op uw site (SEO-vriendelijke /werving-pagina), verspreidt naar LinkedIn en Indeed via API, en verzamelt sollicitaties in een AVG-conform formulier met automatische ontvangstbevestiging.
Het arbeidscontract: wat erin moet
Het contract moet schriftelijk en ondertekend zijn vóór de indiensttreding (wet van 3 juli 1978). Minimale vermeldingen:
- Identiteit van de partijen (werkgever + werknemer, KBO- en INSZ-nummer)
- Functie en bondige beschrijving
- Werkplek
- Datum van indiensttreding en contracttype (vast/bepaalde duur met einddatum/uitzend/student)
- Brutomaandloon + uitsplitsing van voordelen (maaltijdcheques, wagen, gsm, hospitalisatieverzekering)
- Toepasselijk paritair comité
- Wekelijkse arbeidsduur en uurrooster (of verwijzing naar het arbeidsreglement)
- Proefperiode: afgeschaft voor vast/bepaalde duur sinds 2014 (behalve uitzend en student)
- Toepasselijke opzeg (verwijzing naar wettelijke/conventionele regeling)
Voor een contract van bepaalde duur moeten de duur of het werf ondubbelzinnig zijn — anders herkwalificeert het contract zich tot vast.
De Dimona: de onontkoombare formaliteit
De Dimona-aangifte (*Déclaration Immédiate*) aan de RSZ moet vóór de eerste werkdag gebeuren (uiterlijk de dag voordien om 23u59).
- Voor een vast contract: dimona "IN" bij indiensttreding, "OUT" bij uitdiensttreding
- Voor een contract van bepaalde duur: dimona "IN/OUT" met start- en einddatum
- Voor een student: dimona "DIMONA STU" met kwartaalquota
- Voor een uitzendkracht: het bureau doet de dimona, niet u
Sanctie bij gebrek aan Dimona: administratieve boete tot 1.600 € per niet-aangegeven werknemer, plus naheffing van bijdragen.
De module HR → Indiensttredingen triggert de Dimona automatisch bij ondertekening van het contract (integratie met uw sociaal secretariaat SD Worx, Securex, Acerta, Partena via API). U krijgt de ontvangstbevestiging binnen seconden, gearchiveerd in het werknemersdossier.
Onboarding die de werknemer doet blijven
Volgens een SD Worx-studie 2024 verlaten 22% van de nieuwe Belgische werknemers het bedrijf in de eerste 6 maanden. De belangrijkste oorzaak is niet het loon — wel een mislukte onboarding.
Een serieuze onboarding bestaat uit 3 gestructureerde weken:
Week 1 — Logistiek en onthaal
- Werkplek klaar (laptop, e-mailtoegang, badges, telefoon indien nodig)
- Bezoek aan het bedrijf, voorstelling aan de teams
- Documentatie: arbeidsreglement, IT-charter, AVG, telewerkbeleid
- Eerste lunch met de directe manager
Week 2 — Vak en processen
- Gerichte vakopleidingen
- Lectuur van lopende dossiers
- Eerste begeleide opdrachten
- Wekelijks aanspreekpunt met de manager
Week 3 — Geleidelijke autonomie
- Behandeling van een dossier van A tot Z
- Voorstelling van het project aan het team
- Bilan op dag 21: wat lukt, wat ontbreekt, aanpassingen
De module HR → Onboarding biedt een aanpasbare checklist per functie, met automatische herinneringen voor managers en self-service toegang voor de werknemer (documenten tekenen, materiaal aanvragen).
De 3 te vermijden fouten
En na de eerste loonbrief?
De loonadministratie wordt door uw sociaal secretariaat beheerd, maar de module HR centraliseert:
- De opvolging van verlof (wettelijk + anciënniteit + PC)
- De onkostennota's (met goedkeuringsworkflow)
- De ontvangen loonbrieven (manuele upload of automatische SD Worx-import)
- Het self-service portaal van de werknemer om ze te raadplegen
Het idee is niet uw sociaal secretariaat te vervangen — wel om de interne acties (manager → HR → secretariaat → RSZ) te coördineren zonder onderweg info te verliezen. Lees ook onze gids over de 7 wekelijkse KPI's voor een Belgische kmo om HR-indicatoren (productiviteit, compliance) in uw directiedashboard te integreren.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet de Dimona-aangifte voor een nieuwe werknemer in Belgie worden verstuurd ?
De Dimona-aangifte moet naar de RSZ worden verstuurd voor de eerste werkdag, uiterlijk de dag ervoor om 23u59. Voor een vast contract stuurt u een Dimona IN bij indiensttreding en een Dimona OUT bij uitdiensttreding. Voor een bepaalde duur vermeldt u begin- en einddatum. Voor een student gaat het om een Dimona STU met kwartaalquotum. Het ontbreken van een Dimona leidt tot een administratieve boete van maximaal 1.600 euro per niet-aangegeven werknemer.
Welke vermeldingen zijn verplicht in een Belgisch arbeidscontract in 2026 ?
Een Belgisch arbeidscontract moet de identiteit van de partijen met KBO- en INSZ-nummers vermelden, de functie en een bondige beschrijving, de werkplek, de datum van indiensttreding en het contracttype, het brutomandsalaris en de voordelen (maaltijdcheques, wagen, hospitalisatieverzekering), het toepasselijke paritair comité en de wekelijkse arbeidsduur en het uurrooster. Voor een bepaalde duur moeten duur of werf ondubbelzinnig zijn, anders herkwalificeert het contract tot een vast.
Hoe schrijft u een conforme vacature in Belgie om discriminatie te vermijden ?
Een conforme Belgische vacature moet elke discriminerende vermelding vermijden met betrekking tot leeftijd, geslacht, afkomst, burgerlijke staat of handicap conform de wet van 10 mei 2007. Vervang junior door een objectief ervaringsniveau en vermijd stereotiepe beschrijvingen. De advertentie moet de werkplek, het contracttype, het paritair comité en bij voorkeur de brutoloonvork vermelden. Voeg ook een AVG-vermelding toe over de bewaartermijn van cv's en het toegangsrecht van kandidaten.
Waarom is een onboardingplan van 3 weken essentieel om nieuwe werknemers in Belgie te behouden ?
Volgens een SD Worx-studie 2024 verlaat 22 procent van de nieuwe Belgische werknemers hun werkgever binnen de eerste 6 maanden, en de voornaamste oorzaak is een mislukte onboarding eerder dan het loon. Een plan in 3 gestructureerde weken omvat logistiek en onthaal in week 1, vakopleidingen en processen in week 2, en toenemende autonomie met een bilan op dag 21 in week 3. Dit plan vermindert het verloop in de vroege contractperiode, het duurste voor een kmo.