KYC in België: hoe uw cliënten identificeren en verifiëren om de AML-verplichtingen na te leven
« Know Your Customer » is geen marketingformule meer: het is een wettelijke verplichting met zware sancties. Hier leest u hoe u in België een operationeel KYC-proces opbouwt, van de te verzamelen documenten tot de verscherpte controles en de identificatie op afstand.
In het kort
KYC (Know Your Customer) is de centrale wettelijke verplichting van de Belgische wet van 18 september 2017: de cliënt identificeren, zijn identiteit verifiëren op basis van bewijsdocumenten (KBO-uittreksel, UBO-register, identiteitsbewijs) en het economische doel van de relatie begrijpen. Voor een Belgische vennootschap is de UBO-cascade op 3 niveaus onontbeerlijk en moeten documenten 10 jaar bewaard worden.
KYC: de eerste verdedigingslijn tegen witwassen
De identificatie en verificatie van de cliëntidentiteit — algemeen KYC (Know Your Customer) — is de hoeksteen van het Belgische AML-dispositief. De wet van 18 september 2017 maakt er een onvermijdelijke verplichting van voor alle onderworpen beroepen: advocaten, notarissen, accountants, vastgoedmakelaars, banken, dienstverleners aan vennootschappen.
Een slordige KYC, en het hele antiwitwasbouwwerk stort in. En de toezichthouder (FOD Economie, NBB, FSMA naargelang de sector) vergeeft niet: sancties vallen zodra een cliëntdossier stukken of samenhang mist.
Wat de wet zegt: de verplichting in drie tijden
Artikel 21 van de wet van 18 september 2017 splitst de verplichting in drie afzonderlijke handelingen:
Elke stap moet een schriftelijke trace nalaten. Geen mondelinge KYC, geen "ik ken de cliënt persoonlijk dus ik weet wie hij is" — documentatie is de regel.
Voor een natuurlijk persoon: wat te verzamelen
Voor een particuliere cliënt (of een bestuurder die voor een vennootschap optreedt) moet u verzamelen:
- Naam en voorna(a)m(en)
- Geboortedatum en -plaats
- Hoofdverblijfplaats
- Nationaliteit
- Rijksregisternummer (voor Belgische ingezetenen)
En deze informatie verifiëren via:
- Een leesbare kopie van de identiteitskaart of het paspoort binnen geldigheidsduur
- Desgevallend een recent bewijs van woonst (minder dan 3 maanden oud) als het adres niet op het identiteitsbewijs staat
Voor politiek prominente personen (PEP) — staatshoofden, ministers, parlementsleden, rechters, hoge militairen, leiders van overheidsbedrijven, en hun naaste verwanten en gelinkte personen — gelden automatisch verscherpte maatregelen: directiegoedkeuring, gedocumenteerde herkomst van fondsen, verhoogd toezicht.
Voor een rechtspersoon: de UBO-cascade
Hier wordt KYC echt speurwerk. Voor een vennootschap moet u identificeren:
De cliënt (de rechtspersoon)
- Maatschappelijke benaming
- Ondernemingsnummer (KBO/BCE)
- Rechtsvorm
- Adres van de maatschappelijke zetel
- Wettelijke vertegenwoordigers (bestuurders, zaakvoerders)
- Maatschappelijk doel
Deze informatie is verifieerbaar via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO/BCE) — de Company Belgium-API maakt het mogelijk om in één vraag een actueel uittreksel op te halen, met bestuurders, geschiedenis van benamingen, vestigingen en NACE-codes.
De uiteindelijk begunstigde (UBO)
De UBO is de natuurlijke persoon die uiteindelijk de cliënt controleert of bezit. Referentiedrempel: meer dan 25 % van het kapitaal of de stemrechten, of een ander controlemiddel.
De bepaling kan vereisen dat men meerdere holdingniveaus opklimt — vandaar de term UBO-cascade. De methodologie telt 3 stappen:
Het Belgische UBO-register centraliseert de aangiften. U moet het raadplegen en vergelijken met wat uw cliënt verklaart. Elke afwijking → verplichte melding.
De verificatie: bewijsdocumenten, geen verklaringen
De nuance telt. Identificatie is wat de cliënt zegt. Verificatie is wat u bewijst op basis van documenten uitgegeven door een autoriteit of een vertrouwde derde:
- Recent KBO-uittreksel (< 6 maanden) → rechtsvorm, zetel, bestuurders
- Gecoördineerde statuten gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad → maatschappelijk doel, kapitaalstructuur
- UBO-register → aangegeven uiteindelijk begunstigden
- Identiteitsbewijs van de geïdentificeerde natuurlijke personen
- Indien van toepassing: jaarrekening, groepsorganogram, aandeelhoudersovereenkomst
Bewaar alles 10 jaar na het einde van de relatie. Papier of digitaal — de meeste onderworpenen schakelen nu over op getimestamped elektronisch archief.
KYC op afstand: wat aanvaard is
Sinds 2020 is identificatie 100 % op afstand expliciet gekaderd. Aanvaarde methoden:
- eID + kaartlezer (Belgische identiteitskaart met cryptografische authenticatie)
- itsme® (door de Belgische staat erkende mobiele elektronische identiteit)
- Video-identificatie met live-lezing van het identiteitsbewijs door een opgeleide operator, met bewaarde opname
- Op Europees niveau aangemeld systeem voor elektronische identificatie (eIDAS)
Het sturen van een eenvoudige foto van een identiteitskaart per e-mail is geen geldige KYC. De toezichthouders controleren dit systematisch.
De verplichting om de zakelijke relatie te begrijpen
Boven de identiteit moet u het economische doel van de relatie begrijpen: wat gaat deze cliënt met uw diensten doen? Waar komen de fondsen vandaan die hij manipuleert? Is de samenhang tussen zijn profiel en zijn verrichtingen plausibel?
Een cliënt die plots meerdere rekeningen opent voor activiteiten zonder verband met zijn aangegeven maatschappelijk doel → red flag. Een Waalse kmo die onderhandelt met tegenpartijen gevestigd in ondoorzichtige jurisdicties zonder zichtbare commerciële reden → red flag. De initiële KYC voedt de doorlopende monitoring van artikel 35.
Verscherpte maatregelen: wanneer en hoe
Artikel 19 legt verscherpte maatregelen op in verschillende gevallen:
- Hoogrisicocliënt (PEP, risicojurisdictie, ondoorzichtige structuur)
- Ongewone of complexe verrichting zonder duidelijke economische rechtvaardiging
- Relatie op afstand zonder gebruik van een substantieel elektronisch identificatiesysteem
- Derde landen met hoog risico geïdentificeerd door de Europese Commissie
Concreet: directiegoedkeuring, bijkomende verificatie van de herkomst van fondsen, verhoogde herzieningsfrequentie (minstens jaarlijks, soms driemaandelijks).
Een operationeel KYC-proces opbouwen: de checklist
Hoe Company Belgium uw KYC versnelt
Company Belgium automatiseert de KYC-keten voor onderworpen beroepen:
- Voorinvulling van vennootschapsfiches vanuit een KBO/BCE-nummer: benaming, rechtsvorm, zetel, bestuurders, NACE-codes, geschiedenis
- UBO-cascade in 3 niveaus opgehaald en automatisch vergeleken met het Belgische register — afwijkingen duidelijk gesignaleerd
- Identificatie op afstand afgestemd op de erkende Belgische standaarden (eID, itsme®)
- Geïntegreerde risicomatrix die vereenvoudigde of verscherpte maatregelen activeert op basis van het profiel
- Doorlopende monitoring: automatische waarschuwingen bij KBO-wijzigingen (nieuwe bestuurder, naamswijziging, neerlegging van rekeningen)
- Versleutelde, getimestampede archivering op 10 jaar, toegankelijk bij audit
KYC van een Belgische vennootschap gaat van uren naar minuten, zonder concessie aan de controlekwaliteit.
Samenvatting
KYC is de ruggengraat van de AML-conformiteit. Goed uitgevoerd beschermt het de professional, beveiligt het verrichtingen en voedt het vertrouwen. Slecht uitgevoerd is het het eerste waarnaar de toezichthouder zoekt bij een inspectie — en het meest gemakkelijk verwijtbaar.
Voor Belgische domiciliatiekantoren valt KYC binnen het bredere kader van AML-conformiteit voor dienstverleners aan vennootschappen, dat ook monitoring, CFI-meldingen en de bewaring van gegevens gedurende 10 jaar omvat.
Het instrumentarium telt: directe toegang tot KBO/BCE, het UBO-register, en een platform dat archiveert en tijdstempels zet, vormt een tijdrovend proces om tot een beheerste formaliteit. Dat is precies wat Company Belgium beoogt voor zijn onderworpen cliënten.
Veelgestelde vragen
Welke documenten zijn verplicht voor de KYC van een Belgische vennootschap in 2026 ?
Voor een Belgische rechtspersoon moet het KYC-dossier minimaal bevatten: een KBO-uittreksel van minder dan 6 maanden (rechtsvorm, maatschappelijke zetel, bestuurders), de in het Belgisch Staatsblad gepubliceerde gecoördineerde statuten, een raadpleging van het UBO-register met vergelijking tussen de cliëntverklaringen en het register, en het identiteitsbewijs van elke geïdentificeerde natuurlijke persoon (bestuurders, UBO). Bij verscherpte maatregelen (PEP of complexe structuur) zijn ook jaarrekeningen en een groepsorganogram vereist.
Hoe werkt de UBO-cascade in België en hoe ver moet men opklimmen ?
De Belgische UBO-cascade telt 3 niveaus: op niveau 1 worden de aandeelhouders-natuurlijke personen die rechtstreeks meer dan 25% van het kapitaal of de stemrechten aanhouden geïdentificeerd; op niveau 2 klimt men holdingketens op tot de uiteindelijk controlerende natuurlijke persoon; op niveau 3, als geen enkele UBO kan worden geïdentificeerd, worden de hoofdbestuurders aangewezen als standaard-UBO. Elke afwijking tussen de cliëntverklaringen en het Belgische UBO-register moet aan de CFI worden gemeld.
Is identificatie op afstand via itsme of eID geldig voor KYC in België ?
Ja. Sinds 2020 is 100% identificatie op afstand wettelijk gekaderd in België. Aanvaarde methoden zijn: de Belgische identiteitskaart met eID-kaartlezer en cryptografische authenticatie, de itsme-app erkend door de Belgische staat als elektronische identiteit van substantieel niveau, video-identificatie met live-lezing van het identiteitsbewijs door een opgeleide operator met bewaarde opname, en Europese eIDAS-systemen. Het doorsturen van een eenvoudige foto van een identiteitskaart per e-mail is geen geldige KYC.
Hoe lang moeten KYC-documenten van een cliënt in België bewaard worden ?
De wet van 18 september 2017 verplicht een bewaring van 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie of de laatste verrichting. Deze termijn geldt voor alle identificatiestukken, verificatiedocumenten, risicobeoordeling en aan de relatie gerelateerde correspondentie. Het formaat kan papieren of elektronisch zijn, maar het elektronische document moet getimestamped zijn en de toegang moet traceerbaar zijn om bij een inspectie bewijskrachtig te zijn.
Reacties
Gerelateerde artikelen
Notarissen: uiteindelijke begunstigden verifiëren vóór een authentieke akte
De notaris staat in de eerste lijn om witwasconstructies via vennootschappen te blokkeren. Oprichting, fusie, aandelenoverdracht, vastgoedverkoop: elke akte vereist verscherpte UBO-waakzaamheid. Hier de volledige checklist om een authentieke akte te beveiligen zonder de praktijk te verzwaren.
Terugkeer van de proefperiode in België: wat de hervorming Clarinval verandert voor kmo's vanaf dag één
Op 21 mei 2026 stemde de Kamer het herstel van een proefregime tijdens de eerste zes maanden van het arbeidscontract. Opzegtermijn beperkt tot één week, schriftelijke motivering, enkel nieuwe contracten: wat Belgische werkgevers moeten begrijpen voor de publicatie in het Staatsblad.
Bijkantoor in België en UBO-register: wat de buitenlandse vennootschap moet doen
Een buitenlandse vennootschap die een bijkantoor in België opent, is geen Belgische vennootschap: het bijkantoor heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid. Dat verandert alles voor het UBO-register. Ontdek wie wat moet aangeven en waarom een Belgische BV-dochter een overzichtelijker kader biedt.