Peppol verplicht in 2026: wat verandert voor Belgische kmo's en hoe zich voor te bereiden

In het kort

Sinds 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen worden opgesteld in het gestructureerde formaat Peppol BIS 3.0 (UBL XML) en worden verzonden via het Peppol-netwerk. Belgische kmo's moeten een access point activeren, de dekking van hun klantenportefeuille controleren en een 5-stappen migratieplan volgen om sancties te vermijden.

De verplichting in het kort

Sinds 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen:

De verplichting geldt zowel voor verkoop- als aankoopfacturen — uitsturen ÉN ontvangen. B2C blijft vrij (pdf, e-mail, papier). Transacties met het buitenland volgen hun eigen regime (Peppol is aangemoedigd maar niet verplicht).

De FOD Financiën heeft het operationele kader gepubliceerd in november 2025; een tolerantiemarge van 6 maanden geldt voor sancties, maar a posteriori-controles kunnen het hele jaar 2026 dekken.

Peppol in twee minuten

Peppol is geen provider — het is een netwerk, zoals e-mail. Drie elementen:

• U (de verzender) bent aangesloten op een Peppol access point (uw software of een dienstverlener)

• Uw klant (de ontvanger) is eveneens aangesloten op een access point

• De twee access points routeren het bericht via een gedeelde directory (SMP)

Elk Belgisch bedrijf wordt geïdentificeerd via zijn KBO/BCE-nummer in die directory. Geen e-mailadressen, API-sleutels of URL's uitwisselen — de factuur wordt bij de juiste bestemmeling afgeleverd zodra zijn KBO-nummer bekend en aangesloten is.

Hoe controleren of een klant bereikbaar is

Vóór 100% Peppol-omschakeling controleert u de Peppol-dekking van uw klantportefeuille. Company Belgium biedt een specifiek endpoint:

1
2
3
4
5

# Peppol-status van een KBO-nummer controleren
curl https://companybelgium.be/api/v2/peppol/check \
  -H "X-API-Key: pk_live_..." \
  -H "X-API-Secret: sk_live_..." \
  -d '{"enterpriseNumber": "0200065765"}'

Het antwoord toont of het nummer geregistreerd is op het netwerk, zijn access point en de documenttypes die het accepteert (factuur, creditnota, bestelbon). In batch bevraagt u 200 klanten per keer om een aansluitrapport te produceren — groene kolom = OK, rode kolom = opnieuw contacteren met een standaardmemo over de verplichting.

UBL-formaat: wat de factuur moet bevatten

Peppol BIS 3.0 (UBL 2.1) vereist minstens:

• Identificatie verzender en bestemmeling (KBO-nummers)

• Uitgifte- en vervaldatum

• Betaalwijze, IBAN en gestructureerde mededeling (OGM-VCS)

• Gedetailleerde lijnen met hoeveelheid, eenheidsprijs, btw-tarief, excl. en incl.

• Totaal excl., totaal btw per tarief, totaal incl., eventuele korting

• Wettelijke vermeldingen: intracom-verlegging, vrijstelling artikel 44, enz.

De facturatiesoftware van Company Belgium valideert elke factuur tegen het Peppol-schema vóór verzending. Zolang een verplichte vermelding ontbreekt, blijft de factuur in draft en is de fout gericht (veld gemarkeerd). Geen stille rejects aan SMP-zijde.

De valkuil: klanten die nog niet aangesloten zijn

Op 1 januari 2026 is ongeveer 60% van de Belgische kmo's aangesloten. Wat te doen met de overige 40%? Drie gevallen:

1. Klant aangesloten via een andere provider. U verstuurt in Peppol, zijn provider levert af — u hoeft niets te beheren.

2. Klant niet aangesloten maar zal dat worden. U verstuurt in Peppol; de factuur wordt in wachtrij gezet aan SMP-zijde en afgeleverd bij aansluiting. Een pdf-mail erbij is toegestaan tot de effectieve aansluiting.

3. Klant weigert aan te sluiten. De verplichting rust op de verzender: u moet in Peppol-formaat uitsturen zelfs als de bestemmeling tijdelijk een courtesy-pdf ontvangt. De sanctie betreft het uitgifteformaat, niet de ontvangstwijze.

Ons dashboard Facturatie → Peppol sorteert uw klantenboek automatisch in die drie categorieën en biedt een vooraf opgestelde memo (FR/NL) voor geval 3.

Migratieplan in 5 stappen

En de btw-aangifte in dit verhaal?

Goed nieuws: met 100% gestructureerde facturatie worden de intracom-listing (form 723) en de Intervat-voorberekening triviaal. Facturen zijn al uitgesplitst per tarief, bestemmeling, land. De module Facturatie → Btw-aangifte aggregeert alles automatisch en exporteert de Intervat-XML klaar om naar MyMinFin te uploaden. Dat is wat we in mei 2026 hebben geleverd en wat naadloos op Peppol aansluit. Verdiep u verder met onze volledige gids over elektronische facturatie Peppol in Belgie en ons artikel over btw in Belgie voor ondernemingen. De automatische bankreconciliatie CODA steunt rechtstreeks op Peppol-facturen voor de matching. Lees ook ons artikel over Peppol Dokapi verzenden en ontvangen van elektronische facturen voor de technische integratiemogelijkheden.