Peppol via Dokapi: automatisch verzenden en ontvangen van B2B-facturen

In het kort

Sinds 2026 moet de B2B-facturatie tussen Belgische belastingplichtigen verlopen via het Peppol-netwerk in UBL 2.1-formaat. Company Belgium integreert Dokapi, een gecertificeerd Access Point in Belgie, om uw facturen automatisch te verzenden en te ontvangen: een klik voor verzending, automatische ingestie van inkomende facturen als vooraf ingevulde aankoopfacturen.

De Peppol-verplichting, kort

Vanaf 2026 moeten alle B2B-facturen via Peppol worden verstuurd in UBL-formaat. Voor veel bedrijven is dit de eerste keer dat een gestandaardiseerd uitwisselingsprotocol verplicht wordt.

Peppol is geen e-mailkanaal met pdf in bijlage. Het is een netwerk van Access Points waar elke deelnemer identificeerbaar is (via zijn KBO-nummer) en waar documenten gestructureerd, ondertekend en getimestamped reizen (UBL 2.1). De koper hoeft geen pdf meer over te typen: hij krijgt data die rechtstreeks in zijn boekhoudsoftware stroomt.

Onze integratie met Dokapi, een gecertificeerd Access Point in België, is nu beschikbaar in Company Belgium.

Verzenden: één vinkje

Op elke afgesloten verkoopfactuur verschijnt een knop "Verzenden via Peppol" als de ontvanger op het netwerk is gepubliceerd. Achter de schermen:

We genereren de conforme UBL 2.1 uit uw factuur.

Het bestand wordt ondertekend en naar Dokapi gestuurd.

Dokapi routeert naar het Access Point van de bestemmeling.

De ontvangstbevestiging wordt bij de factuur bewaard (timestamp, Peppol-UUID, hash).

Is Peppol onbereikbaar, dan proberen we automatisch opnieuw met exponentiële back-off — zonder tussenkomst.

Ingestie: de echte verrassing

Het indrukwekkendste is de ontvangst. Elk binnenkomend Peppol-document landt in Company Belgium als een vooraf ingevulde aankoopfactuur:

• Leverancier gematcht via KBO-nummer.

• Btw-lijnen geëxtraheerd.

• Totalen gecontroleerd.

• UBL-bijlage gearchiveerd.

De gebruiker hoeft alleen te valideren — of te corrigeren voor verrijking. Geen overtypen meer vanaf pdf, geen typefouten in bedragen.

Adminpagina: inspecteren en opnieuw afspelen

Een speciale adminpagina lijst alle binnenkomende Peppol-documenten, met verwerkingsstatus en eventuele fouten. Een knop Opnieuw afspelen herstart de ingestie van een document als de leverancier op dat moment ontbrak of een lijn slecht werd geparsed.

Beveiliging en traceerbaarheid

Elk binnenkomend of uitgaand document bewaart:

• zijn unieke Peppol-identificator (UUID);

• de hash van het originele UBL-bestand;

• de uitgifte- en ontvangstmoment;

• de Access Point-handtekening van Dokapi.

Bij controle kan de geschiedenis tot op de minuut worden gereconstrueerd. U kunt ook controleren of een bedrijf is geregistreerd op Peppol via onze API.

Waarom Dokapi?

Dokapi is een gecertificeerd Peppol-Access Point, geopereerd in België. Twee redenen: data-soevereiniteit (documenten verlaten de EU niet) en toegankelijke support (technisch aanspreekpunt voor randgevallen).

Peppol activeren op uw account

Activatie duurt minder dan tien minuten:

Voer uw Belgisch KBO-nummer in bij de facturatie-instellingen.

Aanvaard de Peppol-registratievoorwaarden via Dokapi.

Bevestig dat u gepubliceerd bent in de directory (wij doen de check).

Daarna kunnen uitgaande facturen via Peppol worden verzonden en landen inkomende facturen in uw aankoopjournaal. Lees ook over de wettelijke bewaarplicht van facturen in Belgie en de boekhoudverplichtingen voor Belgische ondernemingen.