Klanten factureren in België : verplichte vermeldingen, btw en archivering van facturen

In het kort

In België moet elke B2B-factuur minimaal 15 verplichte vermeldingen bevatten, zoals uw KBO-ondernemingsnummer, het toepasselijke btw-tarief en een uniek opeenvolgend nummer. Facturen moeten uiterlijk de 15de van de maand volgend op het belastbaar feit worden uitgereikt en op grond van artikel 60 van het Wetboek BTW gedurende 7 jaar worden bewaard. Peppol e-facturatie wordt in 2026 progressief verplicht voor B2B-uitwisselingen.

Waarom een onjuiste factuur duur kan uitkomen

Een slecht opgestelde factuur is meer dan een formaliteit : ze kan leiden tot een weigering van btw-aftrek bij uw klant, een rechtzetting bij een controle van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit (AAFisc), of zelfs boetes wegens niet-naleving van de uitreikingstermijnen. In België zijn de toepasselijke regels hoofdzakelijk afkomstig uit het Wetboek van de Belasting over de Toegevoegde Waarde (WBTW) en de uitvoeringsbesluiten. Deze gids geeft u een volledig en actueel overzicht voor 2026.

De verplichte vermeldingen op elke Belgische factuur

Een geldige Belgische factuur moet minimaal de volgende elementen bevatten :

• Uitreikingsdatum van de factuur

• Uniek opeenvolgend nummer binnen een doorlopende reeks (geen hiaten, geen herhalingen)

• Identiteit van de leverancier : volledige naam of handelsnaam, volledig adres, KBO-ondernemingsnummer in het formaat BE XXXX.XXX.XXX, en btw-nummer (BE XXXX.XXX.XXX) indien belastingplichtig

• Identiteit van de klant : naam, adres en btw-nummer indien de klant belastingplichtig is (B2B)

• Nauwkeurige omschrijving van de geleverde goederen of verrichte diensten

• Hoeveelheid en eenheidsprijs exclusief btw

• Toepasselijk btw-tarief en btw-bedrag per tarief

• Maatstaf van heffing (totaal exclusief btw) en totaal inclusief btw

• Vervaldatum van de betaling (betalingstermijn en uiterste datum)

• IBAN en, indien van toepassing, de gestructureerde mededeling (+++XXX/XXXX/XXXXX+++)

• Specifieke wettelijke vermeldingen naargelang het geval : verlegging van heffing, vrijstelling, vrijstellingsregeling...

Het ontbreken van slechts één van deze elementen kan volstaan om de factuur ongeldig te maken in de ogen van de btw-controleur.

Wettelijke vermeldingen per type transactie

De Belgische btw-tarieven in 2026

Het Belgische Wetboek van de btw voorziet vier tarieven :

Let op : het verlaagd tarief van 6% voor woningrenovatie is onderworpen aan strikte voorwaarden (leeftijd van het gebouw, privégebruik, verklaring van de opdrachtgever). Raadpleeg bij twijfel de toepasselijke btw-circulaire of vraag een voorafgaande beslissing aan bij de FOD Financiën.

Facturatie B2B vs B2C : de belangrijkste verschillen

In B2B (belastingplichtige klant) is de factuur verplicht voor elke transactie en moet het btw-nummer van de klant vermeld worden. De klant kan de gefactureerde btw aftrekken (recht op aftrek).

In B2C (particuliere niet-belastingplichtige klant) is de factuur in principe alleen verplicht als de klant erom vraagt of als de wet het oplegt (overeenkomsten op afstand, bepaalde ambachtslieden, gereglementeerde beroepen). De meeste Belgische kmo's stellen echter systematisch een factuur op, wat een goede praktijk is.

De aan een particulier gefactureerde btw is altijd verschuldigd aan de staat, ook als u het vergat te vermelden op de factuur. Geen enkele verleggingsregeling is van toepassing in B2C.

Buitenlandse klanten factureren

Klanten in de Europese Unie (B2B intracom)

Voor een dienstprestatie aan een professionele klant gevestigd in een andere EU-lidstaat is de algemene regel de belastingheffing op de vestigingsplaats van de afnemer (art. 21 §2 WBTW). U stelt de factuur op zonder Belgische btw en vermeldt de verlegging van heffing. Uw klant geeft de btw aan en trekt ze af in zijn eigen land.

Voor een intracommunautaire goederenlevering is de factuur vrijgesteld onder voorwaarden (btw-nummer van de klant gecontroleerd via VIES, grensoverschrijdend transport aangetoond). Geef de transactie aan in uw intracommunautaire opgave (IC-listing) ingediend bij de FOD Financiën.

Klanten buiten de EU (uitvoer)

Uitvoer is vrijgesteld tegen 0% op voorwaarde dat u de douanedocumenten kunt voorleggen die het verlaten van het EU-grondgebied aantonen (douaneaangifte EX). Bewaar deze bewijsstukken, want ze kunnen worden gevraagd bij een controle.

De uitreikingstermijn van de factuur

In België geldt als algemene regel dat de factuur wordt uitgereikt uiterlijk de 15de van de maand volgend op het belastbaar feit (levering van goederen of voltooiing van de dienst). Het naleven van deze termijn is belangrijk : een laattijdige factuur kan aanleiding geven tot nalatigheidsintresten en de btw-aftrek bij uw klant bemoeilijken.

Voor voorschotten moet de factuur worden uitgereikt zodra de betaling is ontvangen (de btw wordt op dat moment opeisbaar).

De creditnota

Een creditnota (of debetnota) is een rectificatief document dat een oorspronkelijke factuur geheel of gedeeltelijk annuleert of corrigeert. Ze moet :

• Expliciet verwijzen naar de oorspronkelijke factuur (nummer, datum)

• Een opeenvolgend nummer dragen in haar eigen reeks

• De reden van de correctie vermelden (prijsfout, retour van goederen, na facturering toegekende korting...)

• Dezelfde verplichte vermeldingen bevatten als een gewone factuur

Btw-technisch : de creditnota geeft aanleiding tot een btw-recuperatie (krediet) bij de uitreiker en een rechtzetting bij de klant. Nooit een reeds uitgereikte factuur wijzigen — altijd een creditnota uitreiken.

Peppol en e-facturatie in 2026

België sluit aan bij de Europese richtlijn inzake elektronische facturatie. E-facturatie via Peppol wordt progressief verplicht voor Belgische bedrijven in B2B-uitwisselingen. Het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement Online) garandeert de veilige en gestandaardiseerde verzending van elektronische facturen tussen leveranciers en klanten.

Concreet is een Peppol-factuur een gestructureerd XML-bestand (formaat UBL 2.1 of CII) verzonden via een gecertificeerd Peppol-toegangspunt. Het vervangt voordelig de per e-mail verzonden PDF, die in België geen automatische wettelijke waarde heeft als e-factuur.

De facturatiemodule van Company Belgium ondersteunt het uitreiken en ontvangen van Peppol-facturen, waarbij automatisch wordt gecontroleerd of uw klant geregistreerd is op het netwerk. Alle verplichte vermeldingen worden vooraf ingevuld op basis van uw profiel en de KBO-gegevens van uw klant.

Betalingstermijnen en nalatigheidsintresten

In België voorziet de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand (omzetting van richtlijn 2011/7/EU) :

• Wettelijke betalingstermijn in B2B : 30 kalenderdagen vanaf ontvangst van de factuur (tenzij contractueel anders overeengekomen, max 60 dagen)

• Bij laattijdige betaling : automatische wettelijke intresten (tarief tweemaal per jaar vastgesteld door de FOD Financiën), zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling

• Forfaitaire minimumvergoeding van € 40 per onbetaalde factuur, plus redelijke invorderingskosten

Vermeld altijd uw betalingsvoorwaarden op de factuur. Als u veel B2B-klanten beheert, voorkomt de opvolging van vervaldata en de bankverzoening via CODA dat onbetaalde facturen wekenlang onopgemerkt blijven.

Archivering van facturen : de Belgische regelgeving

De 7-jaarsregel

Artikel 60 van het Btw-Wetboek verplicht de bewaring van facturen gedurende 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op de uitreiking. Deze verplichting geldt zowel voor uitgereikte als voor ontvangen facturen.

Let op bepaalde uitzonderingen :

• Vaste activa (gebouwen, machines) : de herzieningstermijn voor btw kan oplopen tot 15 jaar voor onroerende goederen, wat een langere bewaring van investeringsfacturen rechtvaardigt

• Directe belastingen (vennootschapsbelasting, PB) : de bewijsstukken van inkomsten en kosten moeten eveneens 7 jaar worden bewaard (artikel 315 WIB 92)

• Lopende geschillen : bewaring verlengen tot definitieve afsluiting van het dossier

Authenticiteit, integriteit en leesbaarheid

Ongeacht de archiveringswijze (papier of elektronisch) moet u kunnen garanderen :

• Authenticiteit van de oorsprong : de identiteit van de uitreiker is zeker (gekwalificeerde elektronische handtekening, EDI, of gelijkwaardige beheersbeheersingsprocedures)

• Integriteit van de inhoud : de factuur is niet gewijzigd na uitreiking

• Leesbaarheid : de factuur moet leesbaar blijven gedurende de volledige bewaringstermijn

Voor papieren facturen bewaart u ze op een droge, lichtvrije plaats, in chronologische volgorde. Voor elektronische facturen (PDF, Peppol XML) is archivering in een beveiligd systeem met toegangsregistratie vereist.

Elektronische archivering : praktische regels

Elektronische archivering van facturen is in België toegestaan, mits naleving van de volgende vereisten :

• Onmiddellijke toegankelijkheid : bij een fiscale controle moet u de facturen zonder vertraging kunnen verstrekken in een leesbaar formaat

• Locatie : elektronische facturen mogen in het buitenland worden opgeslagen (cloud), maar u moet de Administratie hiervan op de hoogte stellen als ze buiten de EER worden gehost, en u moet een permanente online toegang garanderen

• Geen wijziging : het systeem moet elke wijziging van gearchiveerde bestanden verhinderen (bijv. : opslag in WORM-modus, of hashing van bestanden)

• Back-up : een afzonderlijke back-upkopie is sterk aanbevolen

De facturatiemodule van Company Belgium archiveert automatisch elke uitgereikte en ontvangen factuur, met tijdstempel en hashing van het bestand. De facturen blijven gedurende de wettelijke termijn toegankelijk via het dashboard en kunnen op elk moment worden geëxporteerd als PDF of XML voor een fiscale controle.

Als u ook onderworpen bent aan voorafbetalingen vennootschapsbelasting, vormen uw gearchiveerde facturen de rechtvaardigingsbasis van uw aftrekbare kosten — een rigoureuze archivering vergemakkelijkt de voorbereiding van de jaarlijkse belastingaangifte.

Checklist vóór het verzenden van elke factuur

Een snelle checklist om vóór elke verzending na te kijken :

Uniek opeenvolgend nummer in de juiste reeks

Uitreikingsdatum met inachtneming van de termijn van de 15de van de volgende maand

Correcte KBO-ondernemingsnummers en btw-nummers (beide, leverancier en klant)

Voldoende nauwkeurige omschrijving van de prestaties

Correct btw-tarief naargelang de aard van de transactie

Coherente bedragen exclusief btw, btw en inclusief btw

IBAN en gestructureerde mededeling aanwezig

Bijzondere wettelijke vermelding indien van toepassing (verlegging, vrijstelling, vrijstellingsregeling)

Betalingstermijn vermeld

Voor online betaaloplossingen zorgt u ervoor dat uw betalingsreferentie overeenkomt met de gestructureerde mededeling op de factuur om automatische verzoening te vergemakkelijken.

Als uw jaarlijkse omzet niet meer dan € 25.000 bedraagt, kunt u profiteren van de btw-vrijstellingsregeling en uw facturen zonder btw uitreiken — een interessante optie voor zelfstandigen en kleine startende kmo's.