Btw-vrijstellingsregeling in België : drempel € 25.000 en regels 2026

In het kort

De btw-vrijstellingsregeling laat zelfstandigen en Belgische vennootschappen waarvan de jaarlijkse omzet niet meer bedraagt dan 25.000 euro toe te factureren zonder btw en periodieke aangiften te vermijden. In ruil daarvoor is de btw betaald op professionele aankopen niet aftrekbaar. Sinds 2025 kan de regeling dankzij de Europese grensoverschrijdende uitbreiding ook gelden in andere EU-lidstaten.

Wat is de btw-vrijstellingsregeling ?

De vrijstellingsregeling van de belasting over de toegevoegde waarde — officieel de bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen — is voorzien in artikel 56bis van het Belgische Wetboek van de Belasting over de Toegevoegde Waarde (WBTW). Ze laat belastingplichtigen met een jaarlijkse omzet van niet meer dan € 25.000 toe om geen btw aan te rekenen aan hun klanten en vrijgesteld te zijn van de meest belastende periodieke aangifteverplichtingen.

Dit stelsel wordt vaak verkeerd begrepen : het gaat niet om een btw-vrijstelling in de klassieke zin (zoals artikel 44 voor vrije beroepen), maar om een bijzonder administratief vereenvoudigingsstelsel gebaseerd op een drempel voor het activiteitsvolume. De belastingplichtige blijft technisch gezien schuldenaar, maar geniet van een vrijstelling zolang hij onder de drempel blijft.

Wie kan de vrijstellingsregeling genieten ?

Toegangsvoorwaarden

Kunnen opteren voor de vrijstellingsregeling :

• Zelfstandigen (natuurlijke personen die een economische activiteit uitoefenen)

• Vennootschappen (BV, NV, VOF, enz.) waarvan de totale jaarlijkse omzet in België niet meer bedraagt dan € 25.000 exclusief btw

De drempel van € 25.000 wordt beoordeeld op basis van alle belastbare handelingen in België, met uitzondering van :

• Leveringen van bedrijfseigen investeringsgoederen

• Bijkomende onroerende en financiële handelingen

Uitsluitingen en niet in aanmerking komende activiteiten

Bepaalde activiteiten zijn uitgesloten van de vrijstellingsregeling, ongeacht hun omvang :

• Intracommunautaire leveringen van nieuwe goederen (voertuigen, enz.)

• Intracommunautaire verwervingen boven de drempel van € 11.200

• Activiteiten onderworpen aan het bijzonder stelsel van reisbureaus of van gebruikte goederen

• Bepaalde belastingplichtigen onderworpen aan versterkte aangifteverplichtingen (projectontwikkelaars, enz.)

Wat het stelsel concreet inhoudt

Wat u niet meer doet

In de vrijstellingsregeling :

• Vermeldt u geen btw-bedrag op uw facturen (de btw is globaal nul)

• Bent u niet verplicht periodieke btw-aangiften in te dienen (maandelijks of driemaandelijks)

• Bent u niet verplicht de opgave van intracommunautaire handelingen (IC-listing) in te dienen

Op uw facturen moet verplicht de volgende vermelding staan : "Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen — btw niet van toepassing". Een factuur zonder deze vermelding, of erger, met een btw-bedrag, kan complicaties opleveren bij een controle.

Wat u niet meer kunt doen

In ruil daarvoor verliest u het recht op aftrek van de btw op uw professionele aankopen. De btw betaald op uw leveringen, materiaal, professionele huur of onderaannemingsdiensten wordt definitief een kost.

Dit punt is cruciaal in uw afweging : als u aanzienlijke investeringen hebt (uitrusting, voertuig, kantoorinrichting), kan de niet-recupereerbare btw de administratieve besparing overtreffen.

Verplichtingen die blijven gelden

Zelfs in de vrijstellingsregeling moet u :

• Een jaarlijkse listing van belastingplichtige klanten indienen (vóór 31 maart van het volgende jaar), voor Belgische B2B-verkopen van meer dan € 250 per klant

• Uw facturen bewaren volgens de gebruikelijke archiveringsregels (7 jaar — zie onze gids over facturatie en archivering van facturen in België)

• Zich identificeren voor de btw bij intracommunautaire verwervingen die € 11.200 overschrijden

Voordelen en nadelen : de vergelijkingstabel

Eerste onvolledige boekjaar : de tijdsevenredige berekening

Als u uw activiteit start in de loop van het jaar (of als u in de loop van het boekjaar opteert voor het stelsel), wordt de drempel van € 25.000 tijdsevenredig beoordeeld. Voorbeeld : u start op 1 juli. De toepasselijke drempel voor uw eerste jaar is € 25.000 × 6/12 = € 12.500. Als uw omzet in het tweede semester € 12.500 overschrijdt, moet u al vanaf de volgende maand overstappen naar het normale stelsel.

Wat gebeurt er als u de drempel overschrijdt ?

De tolerantie van 10%

De Belgische wet voorziet een tolerantie van ongeveer 10% : als uw omzet € 25.000 overschrijdt maar onder ongeveer € 27.500 blijft, kunt u de vrijstellingsregeling voor de rest van het lopende jaar blijven toepassen. U stapt over naar het normale stelsel vanaf 1 januari van het volgende jaar.

Als uw omzet dit getolereerde plafond in de loop van het jaar overschrijdt, moet u onmiddellijk overstappen naar het normale stelsel, vanaf de handeling die de overschrijding veroorzaakt.

Formaliteiten bij de overstap

Bij de overgang naar het normale stelsel moet u :

De Administratie via MyMinfin (online loket van de FOD Financiën) op de hoogte stellen

Beginnen met btw aan te rekenen op nieuwe handelingen

Uw eerste periodieke btw-aangifte indienen binnen de vereiste termijnen

Een openingsopgave opstellen (voorraad van btw-activa en -passiva op de overgangsdatum)

U heeft dan recht op een recuperatie van de btw op de voorraad goederen die in de vrijstellingsregeling werden aangekocht en nog op voorraad zijn op de overgangsdatum — een formaliteit die u niet moet verwaarlozen als u een aanzienlijke voorraad hebt aangelegd.

Opting in en opting out : hoe kiezen ?

De vrijstellingsregeling is niet automatisch : zelfs als u aan de voorwaarden voldoet, moet u er actief voor hebben gekozen bij uw btw-identificatie (formulier 604A voor nieuwe belastingplichtigen).

U kunt op elk moment opteren voor het normale stelsel (de vrijstelling verlaten), bijvoorbeeld omdat u aanzienlijke investeringen anticipeert waarvan u de btw wilt recupereren. Deze optie treedt in werking op 1 januari van het volgende jaar (of onmiddellijk als de Administratie het in de loop van het jaar aanvaardt).

Evalueer vóór uw beslissing systematisch uw kostenstructuur : als de btw op uw aankopen meer dan 5 à 6% van uw omzet vertegenwoordigt, wordt het normale stelsel inhoudelijk vaak voordeliger, ondanks de bijkomende aangifteverplichtingen. Vergelijk ook met de forfaitaire beroepskosten en fiscale aftrekken waarop u recht hebt in de vennootschapsbelasting of de PB — beide optimalisaties zijn complementair.

De noviteit van 2026 : de Europese grensoverschrijdende uitbreiding

Sinds 1 januari 2025 (omzetting van EU-richtlijn 2020/285) kunnen in aanmerking komende kleine ondernemingen de vrijstellingsregeling genieten in andere EU-lidstaten, zonder er gevestigd te zijn. Deze maatregel, bekend als het Europese "SME scheme", is bijzonder nuttig voor freelancers en micro-ondernemingen die sporadische verkopen realiseren in meerdere EU-landen.

Voorwaarden voor de grensoverschrijdende regeling :

• De totale jaarlijkse omzet in de gehele EU bedraagt niet meer dan € 100.000

• De omzet in elke betrokken lidstaat blijft onder de lokale drempel van die staat (verschilt per land)

• U moet uw lidstaat van vestiging (België) in kennis stellen van uw wens om de regeling in andere landen te gebruiken

Deze uitbreiding is bijzonder relevant als uw activiteit klanten impliceert in de buurlanden (Frankrijk, Nederland, Luxemburg, Duitsland). Ze vermijdt dat u zich voor marginale verkopen in elk land voor btw moet laten registreren.

De jaarlijkse listing van belastingplichtige klanten

Zelfs in de btw-vrijstellingsregeling bent u verplicht elk jaar vóór 31 maart een listing in te dienen met alle Belgische btw-plichtige klanten aan wie u in het jaar voor een totaal van meer dan € 250 hebt verkocht. Deze listing wordt elektronisch verzonden via Intervat (portaal van de FOD Financiën).

Let op : het vergeten van deze listing is een veelvoorkomende administratieve inbreuk, bestraft met een boete.

Vrijstellingsregeling en oprichting van een vennootschap

Als u een BV of NV opricht, weet dan dat de vrijstellingsregeling ook van toepassing is op rechtspersonen. Bij de oprichting van een vennootschap in België is het echter gebruikelijk dat de eerste investeringen (materiaal, inrichting, beginvoorraad) een aanzienlijke recupereerbare btw vertegenwoordigen. In dat geval maakt onmiddellijk opteren voor het normale stelsel het mogelijk deze btw al in het eerste kwartaal te recupereren.

Denk dus na over uw btw-strategie vóór de eerste inschrijving.

Company Belgium en het beheer van de vrijstellingsregeling

De facturatiemodule van Company Belgium ondersteunt de btw-vrijstellingsregeling van nature. Wanneer u de vrijstellingsmodus in uw profiel activeert :

• De verplichte wettelijke vermelding wordt automatisch toegevoegd op elke factuur

• Er wordt geen btw-bedrag berekend of weergegeven

• De opvolging van uw cumulatieve omzet waarschuwt u wanneer u de drempel van € 25.000 nadert (of de tijdsevenredige drempel in het eerste jaar)

• De generatie van de jaarlijkse listing van belastingplichtige klanten is beschikbaar met één klik in Intervat-formaat

Als u de drempel overschrijdt, begeleidt de module u bij de overgang naar het normale stelsel, door de eerste btw-aangifte te genereren en u te herinneren aan de te vervullen administratieve formaliteiten.

Combineer dit opvolgingssysteem met de voorafbetalingen vennootschapsbelasting voor een volledig overzicht van uw driemaandelijkse fiscale verplichtingen — btw en bedrijfsvoorheffing zijn slechts twee van de te anticiperen geldstromen in de thesaurie van een Belgische kmo.