Bijkantoor in België en UBO-register: wat de buitenlandse vennootschap moet doen
Een buitenlandse vennootschap die een bijkantoor in België opent, is geen Belgische vennootschap: het bijkantoor heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid. Dat verandert alles voor het UBO-register. Ontdek wie wat moet aangeven en waarom een Belgische BV-dochter een overzichtelijker kader biedt.
In het kort
Een buitenlandse vennootschap die een bijkantoor in België opent, hoeft haar uiteindelijke begunstigden niet aan te geven in het Belgische UBO-register: het bijkantoor heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid en de moedervennootschap doet die aangifte in haar land van herkomst. Als de buitenlandse vennootschap echter een Belgische dochteronderneming (een BV) opricht, is die dochter volledig onderworpen aan het Belgische UBO-register vanaf haar oprichting.
Bijkantoor of dochteronderneming: een fundamenteel onderscheid
Voordat we ingaan op het UBO-register, moeten we het basisonderscheid verduidelijken dat veel bedrijfsleiders verwarren.
Het bijkantoor (succursale in het Frans) is een vaste inrichting van een buitenlandse vennootschap op Belgisch grondgebied. Het heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid: juridisch gezien is het de buitenlandse moedervennootschap die handelt, contracten sluit en schulden aangaat. Het bijkantoor is gewoon een lokale ankerpunt, een bijkomend KBO-nummer, maar geen afzonderlijke entiteit.
De dochteronderneming is een volwaardige Belgische vennootschap — doorgaans een BV (besloten vennootschap), vroeger BVBA — met een eigen rechtspersoonlijkheid, eigen kapitaal en eigen bestuursorganen. Voor alles over de oprichting van zo'n entiteit, raadpleeg onze volledige gids voor de oprichting van een BV in België.
Dit onderscheid is niet academisch. Het bepaalt rechtstreeks wie wat moet aangeven in het UBO-register.
Inschrijving van een bijkantoor in de KBO
Het bijkantoor van een buitenlandse vennootschap moet worden ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) via een erkend ondernemingsloket. De formaliteiten omvatten:
- De bekendmaking van de oprichtingsakte en statuten van de moedervennootschap in het Belgisch Staatsblad
- De aanstelling van een wettelijk vertegenwoordiger in België (een natuurlijk persoon met woonplaats of verblijfplaats in België, gemachtigd om de vennootschap te binden)
- De mededeling van de identificatiegegevens van de moedervennootschap (buitenlandse rechtsvorm, registratienummer in het land van herkomst, maatschappelijke zetel)
- Het verkrijgen van een eigen KBO-ondernemingsnummer voor het bijkantoor
Het ondernemingsloket stuurt de gegevens door naar de KBO, waarna het bijkantoor zichtbaar en doorzoekbaar wordt. U kunt trouwens meteen het bestaan en de status van elk buitenlands bijkantoor in België controleren via de KBO-zoekopdracht van Company Belgium — nuttig voordat u een contract sluit met een partner waarvan u de lokale juridische status niet precies kent.
Het UBO-register: wettelijk kader en betrokken entiteiten
Het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner — Uiteindelijk Begunstigde) wordt geregeld door de wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, en door het koninklijk besluit van 30 juli 2018 dat de modaliteiten preciseert. Het wordt beheerd door de FOD Financiën (Administratie van de Thesaurie).
De Belgische entiteiten die onderworpen zijn aan de aangifteverplichting zijn onder meer:
| Entiteit | Onderworpen aan het Belgische UBO-register |
|---|---|
| Belgische vennootschap (BV, NV, VOF, CV…) | Ja |
| Belgische VZW / stichting | Ja |
| In België opgericht trust of fiducie | Ja |
| Belgisch bijkantoor van een buitenlandse vennootschap | In de regel niet (zie hieronder) |
| Belgische dochteronderneming (BV opgericht in België) | Ja |
Voor een volledige analyse van de UBO-verplichtingen voor Belgische vennootschappen, raadpleeg ons artikel over uiteindelijke begunstigden en het Belgische UBO-register.
De sleutelregel: het bijkantoor is geen Belgische vennootschap
Dit is waar veel mensen de fout ingaan. Het Belgische bijkantoor van een buitenlandse vennootschap vormt op zich geen "Belgische vennootschap" in de zin van de wet van 18 september 2017. Het heeft geen van zijn moedervennootschap onderscheiden rechtspersoonlijkheid.
Als gevolg daarvan geeft de buitenlandse moedervennootschap haar uiteindelijke begunstigden aan in haar eigen nationaal register — het UBO-register van het land waar zij is opgericht (Frankrijk, Luxemburg, Nederland, enz.). Het is niet het Belgische register dat rechtstreeks bevoegd is om de UBO's van die buitenlandse vennootschap te registreren.
Het bijkantoor in België is dus, als algemene regel, niet zelf verplicht een UBO-aangifte te doen in het Belgische register.
Belangrijke nuance: de regelgeving evolueert, de interpretaties van de bevoegde autoriteiten kunnen per geval variëren, en bepaalde bijzondere situaties (gereglementeerde activiteiten, financiële sectoren, complexe structuren) kunnen specifieke vereisten rechtvaardigen. Het wordt sterk aanbevolen een professional te raadplegen (advocaat, accountant, bedrijfsrevisor) om de exacte situatie van uw structuur te bevestigen.
Wat het bijkantoor desondanks moet doen
Ook al is het bijkantoor niet rechtstreeks ingeschreven in het Belgische UBO-register, het is niet vrijgesteld van alle verplichtingen inzake de strijd tegen het witwassen:
- Aanstelling van een identificeerbare wettelijk vertegenwoordiger in België: deze persoon is persoonlijk aansprakelijk bij niet-naleving van de wettelijke verplichtingen van de vennootschap in België.
- Naleving van sectorale AML-verplichtingen: als het bijkantoor een activiteit uitoefent die onderworpen is aan specifieke AML-verplichtingen (vastgoed, financiën, juridisch advies), gelden aanvullende regels.
- Beschikbaarheid van UBO-informatie op verzoek: de bevoegde Belgische autoriteiten (CFI, sectorale inspecteurs) kunnen het bijkantoor verzoeken de informatie over de uiteindelijke begunstigden van de buitenlandse moedervennootschap mee te delen.
Voor een dieper begrip van het mechanisme van de drie controleniveaus van het UBO-register, raadpleeg ons artikel over de UBO-cascade en de drie stappen van de wet van 18 september 2017.
Jaarlijkse UBO-verplichtingen voor Belgische vennootschappen (dochterondernemingen)
Omgekeerd, als de buitenlandse vennootschap kiest voor de oprichting van een Belgische dochteronderneming (een Belgische BV), is deze dochteronderneming volledig onderworpen aan het Belgische UBO-register:
- Initiële aangifte binnen de maand na de oprichting (via het MyMinFin-portaal van de FOD Financiën)
- Jaarlijkse bevestiging dat de informatie juist en actueel is
- Onmiddellijke update bij wijziging in de aandeelhouderstructuur of de controlestructuur
- Toegang tot het register: basisinformatie is openbaar toegankelijk; volledige informatie is toegankelijk voor autoriteiten en onderworpen entiteiten
De aan te geven informatie omvat: naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, land van verblijf, aard en omvang van het effectieve belang van elke uiteindelijke begunstigde.
De administratieve sancties bij niet-naleving
Niet-naleving van de UBO-verplichtingen stelt bloot aan administratieve boetes waarvan het bedrag, afhankelijk van de ernst van de tekortkoming, kan variëren van ongeveer 250 € tot 50 000 €. Deze boetes kunnen worden opgelegd aan de vennootschap zelf en, in bepaalde gevallen, aan haar bestuurders persoonlijk.
Naast de boete kan een UBO-tekortkoming:
- De toegang tot bepaalde bankdiensten blokkeren (Belgische banken controleren het UBO-register)
- Uw structuur signaleren in de compliance-tools van zakenpartners
- De aansprakelijkheid van de wettelijk vertegenwoordiger in België in het geding brengen
Voor een overzicht van de AML-naleving in België biedt onze gids over de wet van 18 september 2017 en AML-conformiteit een volledig panorama van de verplichtingen.
Bijkantoor vs dochteronderneming: de vergelijkende tabel
| Criterium | Bijkantoor | Dochteronderneming (Belgische BV) |
|---|---|---|
| Eigen rechtspersoonlijkheid | Neen | Ja |
| Beperkte aansprakelijkheid | Neen (moedervennootschap is aansprakelijk) | Ja |
| Belgische UBO-aangifte vereist | In de regel niet | Ja |
| KBO-nummer | Ja | Ja |
| Wettelijk vertegenwoordiger vereist in België | Ja | Ja (zaakvoerder) |
| Bekendmaking in het Belgisch Staatsblad | Ja (akten van de moedervennootschap) | Ja (oprichtingsakte) |
| Verplichte aparte boekhouding | Ja (jaarrekening van het bijkantoor) | Ja (eigen jaarrekening) |
| Bestuurlijke autonomie | Beperkt | Volledig |
Praktische aanbeveling: de BV-dochter voor een proper Belgisch anker
Als uw ambitie in België verder gaat dan een lichte commerciële aanwezigheid, biedt de oprichting van een BV-dochteronderneming aanzienlijke voordelen:
De oprichting van een BV vereist een notariële akte en de opstelling van een financieel plan. Het impliceert ook sociale verplichtingen voor bestuurders (aansluiting bij een sociaalverzekeringskas) en boekhoudkundige verplichtingen. Al deze stappen worden uitgebreid beschreven in onze volledige gids voor de oprichting van een BV in België.
De AML/KYC-module van Company Belgium om uw tegenpartijen te controleren
Of u nu kiest voor een bijkantoor of een dochteronderneming, de gepaste zorgvuldigheid ten aanzien van uw zakenpartners blijft een verplichting. De AML/KYC-module van Company Belgium stelt u in staat om:
- Onmiddellijk de KBO-status van een tegenpartij te controleren (actieve, gestopte of failliete vennootschap)
- De vestigings- en bijkantoorlinkjes in de KBO te raadplegen
- Toegang te krijgen tot de openbare UBO-gegevens voor geregistreerde Belgische vennootschappen
- Een tijdgestempeld en gearchiveerd due diligence-dossier te genereren, conform de vereisten van de wet van 18 september 2017
Deze functies zijn bijzonder nuttig voor onderworpen entiteiten (notarissen, accountants, advocaten, vastgoedmakelaars) die hun cliëntenonderzoek moeten documenteren.
Wat u moet onthouden
Het bijkantoor van een buitenlandse vennootschap in België is een inrichting zonder eigen rechtspersoonlijkheid. Als algemene regel geeft het geen UBO's aan in het Belgische register: dat doet de moedervennootschap in haar land van herkomst. Een Belgische dochteronderneming (BV) daarentegen is volledig onderworpen aan het Belgische UBO-register vanaf haar oprichting. Voor elke complexe situatie of geval op de grens van deze regels, is raadpleging van een Belgische juridische of boekhoudkundige professional onmisbaar alvorens een structurele beslissing te nemen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een bijkantoor en een dochteronderneming in België ?
Een bijkantoor is een vaste inrichting van een buitenlandse vennootschap zonder eigen rechtspersoonlijkheid: de moedervennootschap blijft aansprakelijk voor alle schulden. Een dochteronderneming, zoals een Belgische BV, is een volwaardige vennootschap met eigen rechtspersoonlijkheid en aansprakelijkheid beperkt tot de inbreng. Deze structuurkeuze heeft directe gevolgen voor de UBO-verplichtingen, de fiscaliteit en de governance.
Moet een buitenlandse vennootschap met een bijkantoor in België haar uiteindelijke begunstigden aangeven in het Belgische UBO-register ?
In de regel niet. Het Belgische bijkantoor van een buitenlandse vennootschap is geen Belgische vennootschap in de zin van de wet van 18 september 2017. De buitenlandse moedervennootschap geeft haar uiteindelijke begunstigden aan in het UBO-register van haar eigen land van herkomst. Bepaalde bijzondere situaties of gereglementeerde activiteiten kunnen echter aanvullende vereisten rechtvaardigen, en raadpleging van een professional wordt aanbevolen om de exacte situatie te bevestigen.
Wat zijn de sancties bij niet-naleving van de UBO-registerverplichtingen in België ?
Niet-naleving van de UBO-verplichtingen kan aanleiding geven tot administratieve boetes van 250 euro tot ongeveer 50 000 euro, afhankelijk van de ernst van de tekortkoming. Deze boetes kunnen worden opgelegd aan de vennootschap en, in bepaalde gevallen, aan haar bestuurders persoonlijk. Een UBO-tekortkoming kan ook de toegang tot bepaalde Belgische bankdiensten blokkeren en de structuur signaleren in de compliance-tools van zakenpartners.
Wie moet de UBO-uiteindelijke begunstigden aangeven voor een Belgisch bijkantoor van een buitenlandse vennootschap volgens de FOD Financiën ?
Voor een Belgisch bijkantoor van een buitenlandse vennootschap is het de buitenlandse moedervennootschap die verantwoordelijk is voor de aangifte van haar uiteindelijke begunstigden in het UBO-register van haar land van incorporatie, niet in het Belgische register beheerd door de FOD Financiën. Als de buitenlandse vennootschap in plaats daarvan een Belgische dochteronderneming (BV) opricht, moet die dochter binnen de maand na haar oprichting haar eigen UBO-aangifte in België doen.
Reacties
Gerelateerde artikelen
Notarissen: uiteindelijke begunstigden verifiëren vóór een authentieke akte
De notaris staat in de eerste lijn om witwasconstructies via vennootschappen te blokkeren. Oprichting, fusie, aandelenoverdracht, vastgoedverkoop: elke akte vereist verscherpte UBO-waakzaamheid. Hier de volledige checklist om een authentieke akte te beveiligen zonder de praktijk te verzwaren.
Terugkeer van de proefperiode in België: wat de hervorming Clarinval verandert voor kmo's vanaf dag één
Op 21 mei 2026 stemde de Kamer het herstel van een proefregime tijdens de eerste zes maanden van het arbeidscontract. Opzegtermijn beperkt tot één week, schriftelijke motivering, enkel nieuwe contracten: wat Belgische werkgevers moeten begrijpen voor de publicatie in het Staatsblad.
Beste GDPR compliance tools voor Belgische KMO's — praktische gids 2026
De AVG geldt voor elke Belgische KMO die persoonsgegevens verwerkt. Verwerkingsregister, privacybeleid, DPA, inbreukprocedure — ontdek welke tools u nodig heeft en hoe u uw compliance in 2026 evalueert.