Elektronische contracten KBO-verificatie : handtekening 2026

In het kort

De Contractenmodule van Company Belgium maakt het mogelijk elektronische contracten op te stellen, te ondertekenen en te archiveren met automatische KBO-verificatie van de ondertekenaar voor verzending. De TipTap-editor, meertalige templates, automatische herinneringen op D+3 en D+7, en PDF-generatie zijn inbegrepen. Een gekwalificeerde eIDAS-handtekening is gepland voor gereguleerde sectoren.

Het contract, de grote afwezige

Het contract is het artefact dat in bijna elk CRM en facturatietool ontbreekt. Opgesteld in Word, geëxporteerd naar pdf, verzonden via e-mail, manueel opgevolgd, gearchiveerd op een NAS. Elke stap is een kans om een versie of een ondertekenaar te verliezen.

We beslisten om contracten als een volwaardig productobject te behandelen, met een troef die weinig tools bieden: automatische KBO-controle van de ondertekenaar vóór ondertekening.

Levende templates

Een contract begint bijna altijd met een template: NDA, mandaat, specifieke algemene voorwaarden, samenwerkingsovereenkomst. In Company Belgium zijn templates eersteklas objecten — herbruikbaar, met versies, meertalig (FR/NL/EN).

Variabelen worden automatisch ingevuld vanuit de KBO-data van de klant: exacte handelsnaam, ondernemingsnummer, adres van de maatschappelijke zetel, rechtsvorm, wettelijke vertegenwoordiger. Geen contracten meer met een verkeerd gespelde bedrijfsnaam of een verouderd KBO-nummer. Lees onze gids over een Belgisch bedrijf opzoeken via KBO-nummer voor meer informatie over de databron.

De TipTap-editor

We kozen TipTap als WYSIWYG-editor. Propere HTML, rijke uitbreidingen (tabellen, geneste lijsten, code, citaten), snel zelfs bij een contract van dertig pagina's. Geschiedenis wordt bij elke bewerking bewaard.

KBO-controle vóór ondertekening

Dit is de onderscheidende bouwsteen. Voor een contract ter ondertekening wordt verzonden, bevraagt de motor de KBO-API realtime om te controleren:

Dat het bedrijf nog actief is (status AC).

Dat het zeteladres niet is gewijzigd.

Dat er geen recente insolventieprocedure is geregistreerd.

Dat de genoemde wettelijke vertegenwoordiger bestaat in de openbare registers.

Bij afwijkend signaal krijgt de gebruiker een waarschuwing en kan hij uitstellen of annuleren. Voor gevoelige sectoren (vastgoed, financiële diensten, AML) is dat een belangrijke bescherming — de specifieke wettelijke verplichtingen staan uitgelegd in onze gids over geautomatiseerde KYC-verificatie via API.

Ondertekening en herinneringen

De ondertekenaar krijgt een e-mail in zijn taal (FR/NL/EN) met een unieke link. Zolang niet ondertekend, gaan automatische herinneringen uit op D+3 en D+7 — configureerbaar per template. Na ondertekening wordt de pdf teruggestuurd en gearchiveerd.

Een endpoint laat ook toe een ondertekende pdf manueel opnieuw te versturen naar een klant die hem kwijt zou zijn.

Rechten en rollen

Lezer — kan bekijken, niet bewerken.

Redacteur — kan bewerken en opslaan.

Goedkeurder — kan "klaar om te verzenden" markeren.

Verzender — kan de verzending starten.

En daarna?

Volgende bouwsteen: gekwalificeerde eIDAS-handtekening (itsme in België, gekwalificeerde certificaten in de EU). De huidige eenvoudige handtekening dekt al de meeste B2B-gevallen. Ontdek ook de verplichte Peppol e-facturatie voor Belgische kmo's vanaf 2026 en onze automatische intracom-btw-verleggingsmodule voor een volledig digitaal contracten-facturatieproces.

Veelgestelde vragen

Hoe werkt de KBO-verificatie van de ondertekenaar in de Contractenmodule van Company Belgium ?

Voor het contract ter ondertekening wordt verzonden, bevraagt de motor de KBO-API realtime om vier punten te controleren: dat het bedrijf nog actief is met status AC, dat het zeteladres niet is gewijzigd, dat er geen recente insolventieprocedure is geregistreerd, en dat de genoemde wettelijke vertegenwoordiger bestaat in de openbare registers. Als een signaal afwijkend is, ontvangt de verzender een waarschuwing en kan hij uitstellen of annuleren.

Welke types contracten kunnen worden aangemaakt met de Contractenmodule van Company Belgium ?

De module ondersteunt alle gangbare B2B-contracttypes: NDA's, mandaten, algemene verkoopvoorwaarden, samenwerkingsovereenkomsten, dienstverleningscontracten. Templates zijn herbruikbare, geversioneerde en meertalige FR/NL/EN-objecten. KBO-variabelen (exacte handelsnaam, ondernemingsnummer, adres, rechtsvorm, wettelijke vertegenwoordiger) worden automatisch ingevuld vanuit de klantfiche.

Wat is de juridische waarde van een via Company Belgium ondertekend contract in Belgie ?

De eenvoudige elektronische handtekening die momenteel wordt gebruikt, heeft juridische waarde in Belgie voor gangbare B2B-contracten: ze vormt een tegenstelbaar bewijs van aanvaarding bij geschillen. Voor gereguleerde sectoren (vastgoed, financiele diensten, overheidsopdrachten) die een gekwalificeerde eIDAS-handtekening vereisen, zal de module binnenkort de handtekening via itsme voor Belgische ondertekenaars en gekwalificeerde certificaten voor andere EU-landen integreren.

Hoe werken de automatische herinneringen voor de ondertekening van een contract ?

Zodra een contract is verstuurd, start een timer. Als de ondertekenaar op D+3 nog niet heeft gereageerd, wordt automatisch een eerste herinnering in zijn taal (FR/NL/EN) verzonden. Een tweede herinnering volgt op D+7. Die termijnen zijn per template configureerbaar. Eenmaal ondertekend wordt de definitieve pdf verstuurd naar de verzender en de ondertekenaar, en gearchiveerd op de contractfiche in uw Company Belgium-werkruimte.