Nieuw bij Company Belgium: upload van aankoopfacturen, voorberekening btw-aangifte

In het kort

Company Belgium lanceert in mei 2026 twee grote functies: bulk-upload van aankoopfacturen in PDF met automatische extractie van boekhoudkundige gegevens, en voorberekening van de btw-aangifte met automatische invulling van de Intervat-rasters. Deze tools laten een Belgische kmo toe een fiscaal kwartaal in enkele minuten af te ronden in plaats van een halve dag.

Mei 2026 — minder typen, meer controle

Deze maand mikken we op de twee meest tijdrovende taken in een kantoor of kmo: de invoer van aankoopfacturen en de voorbereiding van de btw-aangifte. Twee nieuwe functies die elkaar aanvullen: de ene vult uw aankoopdagboek automatisch in, de andere zet dat dagboek om in een aangifte die klaar is om in te dienen. Raadpleeg onze gids over btw in België voor ondernemingen voor het wettelijke kader.

Bulk-upload van aankoopfacturen

Geen pdf's meer één voor één openen, intypen, sluiten. Het nieuwe scherm Facturatie → Aankopen → Uploaden accepteert één of meerdere pdf's via drag-and-drop. Voor elke factuur wordt automatisch geëxtraheerd:

• De leverancier — fiche aangemaakt indien nieuw, geïdentificeerd via KBO/btw-nummer indien al bestaand

• Het factuurnummer, de uitgiftedatum, de vervaldatum

• De bedragen: excl. btw, btw, totaal, en de valuta

• Het IBAN van de begunstigde en de gestructureerde mededeling voor de betaling

• Een kostencategorie voorgesteld op basis van de omschrijving

Daarna volgt het belangrijkste: een regel-per-regel reviewdialoog. U ziet het originele pdf naast de geëxtraheerde velden, corrigeert indien nodig, valideert. Geen blinde boekingen — menselijke controle waar dat ertoe doet.

Bij validatie belandt elke factuur in het aankoopdagboek met haar originele pdf gearchiveerd. De facturen zijn klaar om gelinkt te worden aan bankbetalingen uit uw rekeninguittreksel, en — dat is het volgende punt — geaggregeerd in de volgende btw-aangifte.

Voor een kantoor dat maandelijks 50 tot 100 leveranciersfacturen handmatig invoerde, is de tijdwinst van de orde van 80 tot 90 %. Dit proces integreert naadloos met de elektronische Peppol-facturatie via Dokapi voor inkomende facturen via het Peppol-netwerk. Geen dubieuze shortcut: een uitlijning tussen wat de machine kan (een pdf lezen) en wat de mens moet doen (valideren, categoriseren, twijfelen).

Voorberekening van de btw-aangifte

Het scherm Facturatie → Btw-aangifte aggregeert automatisch uw verkoop- en aankoopfacturen over de gekozen periode (maandelijks of kwartaal, afhankelijk van uw regime) en vult automatisch de Intervat-rasters in:

• Vakken 00 tot 09 — omzet per tarief (0%, 6%, 12%, 21%, vrijgesteld, uitvoer)

• Vakken 44 tot 48 — intracommunautaire handelingen en verlegging

• Vakken 54 tot 59 — aftrekbare btw, binnenlandse en intracommunautaire aankopen

• Vakken 71 en 72 — te betalen of te recuperen btw

Vóór finalisatie ziet u de detailboekingen die elk vak voeden. Een anomalie wordt rood gemarkeerd met een directe link naar de betrokken factuur:

• Een intracommunautaire leverancier zonder geldig btw-nummer

• Een EU-klant met verlegging maar zonder ingevuld btw-nummer

• Een verkoopfactuur zonder toepasselijk tarief

Geen verrassingen bij het indienen.

Bij finalisatie genereert de module het XML-bestand conform het Intervat-formaat, klaar om te uploaden naar het FOD Financiën-portaal. Voorgaande aangiften worden bewaard met hun volledige snapshot — bedragen per vak, lijst van opgenomen facturen, XML-bestand — nuttig bij een latere controle.

Terloops: AML / KYC-module

Voor dienstverleners aan vennootschappen (domiciliëring, fiduciairs, boekhouders onderworpen aan de wet van 18/09/2017) hebben we ook de volledige conformiteit met het FOD Economie-kader geleverd: UBO-cascade in 3 stappen, opleidingsregister, domiciliëringscontracten, goAML-export. Raadpleeg ons artikel over de AML/KYC-module voor conformiteit FOD Economie voor de details, en de gids over verplichte Peppol-facturatie voor Belgische kmo's.

Hoe ervan profiteren

Geen actie vereist voor bestaande gebruikers — beide schermen zijn beschikbaar vanuit uw Facturatie-werkruimte. Als u start:

Activeer de module Facturatie vanuit het tabblad "Modules"

Ga naar Facturatie → Aankopen → Uploaden voor uw eerste leveranciersfacturen

Aan het einde van uw fiscale periode opent u Facturatie → Btw-aangifte

Alles is ontworpen zodat een fiscaal kwartaal in enkele minuten wordt afgerond in plaats van een halve dag — zonder iets in te boeten op traceerbaarheid of menselijke controle. Raadpleeg ook onze gids over de wettelijke bewaarplicht van facturen in Belgie.