KYC-dossier in België: verplichte inhoud, formaat en bewaring
Wat moet een volledig KYC-dossier in België bevatten om een FOD Economie-inspectie te doorstaan? Volledige lijst van verplichte stukken per cliënttype, aanvaarde formaten, bewaartermijn, getimestampede elektronische archivering en vaak voorkomende fouten.
In het kort
Een volledig KYC-dossier in België moet 6 verplichte secties bevatten: identificatie van de cliënt, identificatie van de uiteindelijk begunstigden (UBO), risicobeoordeling, begrip van de zakelijke relatie, sanctie- en PEP-screening, doorlopende monitoring. Elk document moet 10 jaar worden bewaard in een leesbaar en integer formaat. De FOD Economie-inspecteur moet een volledig dossier in 5 minuten kunnen opvragen.
Waarom het KYC-dossier het nr. 1 gecontroleerde element is
Wanneer de FOD Economie een aan de wet van 18 september 2017 onderworpen kantoor inspecteert, vraagt ze drie dingen: uw risicobeoordeling, uw AML-policy en een steekproef van KYC-dossiers. Van die drie onthult het KYC-dossier het meest direct of uw conformiteit echt of cosmetisch is.
Een volledig KYC-dossier is niet alleen "ik heb een kopie van een identiteitskaart". Het is een gestructureerd, gedateerd, verifieerbaar geheel dat aantoont dat u de relatie heeft geïdentificeerd, geverifieerd, begrepen en getraceerd.
Dit artikel beschrijft elk verwacht stuk per cliënttype, het bewaarformaat en de wettelijke retentieduur.
Verplichte structuur van een KYC-dossier
Een goed gehouden KYC-dossier is gestructureerd in 6 standaardsecties. Zo zoekt de inspecteur ernaar, en zo moet uw AMLCO ze organiseren.
Sectie 1 — Identificatie van de cliënt
Voor een natuurlijk persoon (particulier of zelfstandige):
- Leesbare kopie van identiteitskaart of paspoort binnen geldigheidsduur (voor- en achterkant voor Belgische kaart)
- Volledige naam, voornamen, geboortedatum en -plaats, nationaliteit(en)
- Hoofdverblijfplaats (bewijs indien adres niet op identiteitsbewijs — factuur < 3 maanden, woonstattest)
- Rijksregisternummer voor Belgische ingezetenen
Voor een rechtspersoon (vennootschap, vzw, stichting):
- Recent KBO/BCE-uittreksel (jonger dan 6 maanden) met benaming, ondernemingsnummer, rechtsvorm, zetel, maatschappelijk doel, bestuurders
- Gecoördineerde statuten gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad
- Samenstelling van de raad van bestuur (benoemingsdata)
- Belgisch of Europees btw-nummer indien verschillend
Sectie 2 — Identificatie van de uiteindelijk begunstigde (UBO)
Voor rechtspersonen, zie het detail in ons UBO-artikel:
- Groepsorganogram: controleketen tot aan de natuurlijke persoon
- Identiteitsbewijzen van geïdentificeerde UBO (niveau 1 en 2 van de cascade)
- Recent uittreksel uit het Belgische UBO-register
- Aandeelhoudersovereenkomst indien relevant (controle via andere middelen)
- Motivering indien UBO categorie 3 (standaardbestuurders)
- KBO ↔ UBO-vergelijking met gesignaleerde verschillen
Sectie 3 — Risicobeoordeling
- Risiconota toegekend: Laag / Standaard / Hoog
- Schriftelijke motivering van de criteria die tot de nota leidden
- Overeenkomstige maatregelen om uit te voeren
- Handtekening AMLCO en datum
Sectie 4 — Begrip van de zakelijke relatie
- Schriftelijke beschrijving van de economische finaliteit van de relatie (KYC purpose statement)
- Voor hoogrisicodossiers: bewijs van de herkomst van fondsen (rekeninguittreksel, verkoopcontract, erfenis, dividend)
- Voor PEP: expliciete directiegoedkeuring en verhoogd toezicht gedocumenteerd
Sectie 5 — Screening en officiële lijsten
- Resultaat van internationale sanctiescreening (EU, VN, OFAC), gedateerd
- Resultaat van PEP-screening (politiek prominente personen)
- Verificatie UBO-lijst afwijking
- Datum en screeningstool (bewijs van de operatie)
Sectie 6 — Doorlopende monitoring en gebeurtenissen
- Logboek van jaarlijkse herzieningen (met datum en handtekening)
- Gemelde gebeurtenissen sinds aanvang van de relatie (bestuurderswijziging, UBO-aangifte, sanctie, geschil)
- Interne beslissingen genomen (status quo, verscherpte maatregel, CFI-melding, opzegging)
Aanvullende stukken naargelang cliënttype
Kapitaalvennootschap (NV, BV, CV)
Bovenop de gemeenschappelijke kern:
- Jaarrekening neergelegd bij de NBB (2 laatste boekjaren)
- Aandeelhouderslijst of aandelenregister
- Volmachten indien handtekening gedelegeerd
Vzw / stichting
Bovendien:
- Statuten gepubliceerd in het Staatsblad
- Lijst van bestuurders en zaakvoerders
- Belangrijkste financieringsbronnen
Trust / fiducie
- Oprichtingsakte (deed of trust)
- Identificatie van settlor, trustee, protector, begunstigden
Zelfstandige natuurlijke persoon
- Sociaal statuut (RSVZ)
- Btw (indien onderworpen)
- Werkelijk uitgeoefende activiteit
Bewaarformaat
Papier en elektronisch zijn juridisch gelijkwaardig, maar in 2026 is getimestampt digitaal de norm. De wet van 18/09/2017 schrijft geen specifiek formaat voor, maar vereist:
- Leesbaarheid gedurende de hele bewaarduur
- Integriteit: geen wijziging na creatie (of dan historiek getraceerd)
- Authenticiteit: men moet kunnen bewijzen dat een document echt het verzamelde is
- Toegankelijkheid: opvraagbaar op verzoek van autoriteiten binnen 48 uur
In de praktijk:
- PDF/A voor afgesloten documenten (langetermijnarchiefnorm)
- Gekwalificeerde elektronische handtekening (eIDAS) voor interne stukken (AMLCO-beslissingen, risiconota's)
- TSA-tijdstempel (Time Stamping Authority) voor gevoelige stukken
- Versleutelde opslag in rust (minimaal AES-256)
- Toegangslogboek: wie heeft elk dossier geraadpleegd, gewijzigd, geëxporteerd
Bewaartermijn
10 jaar na einde van de zakelijke relatie of de laatste significante verrichting (artikel 60 van de wet van 18/09/2017).
Let op:
- 10 jaar = geen 5, geen 7, geen "zolang we plaats hebben"
- De telling start bij het einde van de relatie, niet bij opening van het dossier
- Na 10 jaar moet de schrapping gecontroleerd en gedocumenteerd zijn (GDPR-compatibel)
- Historische archieven van vóór 2017 moeten nog steeds toegankelijk zijn volgens vorige wetten
Een KYC-dossieraudit voorbereiden
De AMLCO moet een volledig dossier in 5 minuten kunnen voorleggen bij een controle. Interne kwartaaltest:
Duurt het meer dan 15 minuten, dan is uw archivering tekort.
Vaak vastgestelde fouten bij inspectie
Hoe Company Belgium uw KYC-dossiers structureert
De KYC-module van Company Belgium legt natuurlijk de door FOD Economie verwachte structuur op:
- Dossiertemplate in 6 secties voorgevuld vanuit de KBO/BCE-API
- Automatische UBO-cascade op 3 niveaus, gekruist met het Belgische register
- Sanctie- en PEP-screening geïntegreerd, gedateerd en getraceerd
- Risiconota gegenereerd door de geconfigureerde matrix
- Herzieningslogboek: automatische herinneringen, elektronische AMLCO-handtekening
- PDF/A-archivering met TSA-tijdstempel, versleutelde bewaring 10 jaar
- Volledige export van een dossier in 1 klik voor inspectie
Zie ook: de volledige KYC-gids, de conformiteitschecklist 2026 en de methodologie voor risicobeoordeling.
Samenvatting
Een conform KYC-dossier bestaat uit 6 niet-onderhandelbare secties: cliëntidentificatie, UBO, risicobeoordeling, economische finaliteit, screening, doorlopende monitoring. Elke sectie heeft haar lijst van stukken, aanvaard formaat en bewaartermijn.
De ultieme test: een FOD Economie-inspecteur wijst willekeurig naar een dossier. In 5 minuten moet uw AMLCO alles voorleggen. Zo ja, bent u klaar. Zo niet, vertelt dit artikel u wat ontbreekt.
Veelgestelde vragen
Welke documenten zijn verplicht in een KYC-dossier voor een vennootschap in België?
Voor een rechtspersoon moet het KYC-dossier een KBO-uittreksel van minder dan 6 maanden oud bevatten, de gecoördineerde statuten, de samenstelling van de raad van bestuur, het UBO-organogram tot de natuurlijke personen, uittreksels uit het Belgische UBO-register, de door de AMLCO ondertekende risiconota, de resultaten van sanctie- en PEP-screening, en de beschrijving van de economische finaliteit van de relatie. Voor kapitaalvennootschappen zijn ook de twee laatste bij de NBB neergelegde jaarrekeningen vereist.
Hoe lang moet een KYC-dossier in België worden bewaard?
De wet van 18 september 2017 verplicht een bewaring van 10 jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie of de laatste significante verrichting. Deze termijn loopt vanaf het einde van de relatie, niet vanaf de opening van het dossier. Na 10 jaar moet de verwijdering gedocumenteerd en GDPR-conform zijn. Archieven van voor 2017 blijven onderworpen aan de regels die golden bij hun aanmaak.
Welk formaat is aanvaard voor het archiveren van een KYC-dossier in België?
De wet schrijft geen specifiek formaat voor, maar vereist leesbaarheid, integriteit, authenticiteit en toegankelijkheid gedurende de hele bewaartermijn. In de praktijk wordt PDF/A met TSA-tijdstempel aanbevolen voor afgeronde documenten. Interne AMLCO-beslissingen moeten elektronisch worden ondertekend op gekwalificeerd niveau (eIDAS). De opslag moet versleuteld zijn in rust (minimaal AES-256) met een volledig toegangslogboek.
Welke KYC-dossierfouten worden het vaakst gesanctioneerd bij een FOD Economie-inspectie?
De meest voorkomende fouten bij inspectie zijn: een onleesbare identiteitskaartkopie, een te oud KBO-uittreksel (meer dan 6 maanden), het ontbreken van een UBO-registerconsultatie, een onvolledige UBO-cascade (niveau 2 ontbreekt), het ontbreken van een ondertekende risicobeoordelingsnota, een afwezige of te oude PEP- en sanctiescreening, en het ontbreken van een jaarlijks herzieningslogboek. Een ongeordend dossier of een dossier zonder handtekening van de AMLCO leidt bijna altijd tot een niet-conformiteitsbevinding.
Reacties
Gerelateerde artikelen
Notarissen: uiteindelijke begunstigden verifiëren vóór een authentieke akte
De notaris staat in de eerste lijn om witwasconstructies via vennootschappen te blokkeren. Oprichting, fusie, aandelenoverdracht, vastgoedverkoop: elke akte vereist verscherpte UBO-waakzaamheid. Hier de volledige checklist om een authentieke akte te beveiligen zonder de praktijk te verzwaren.
Terugkeer van de proefperiode in België: wat de hervorming Clarinval verandert voor kmo's vanaf dag één
Op 21 mei 2026 stemde de Kamer het herstel van een proefregime tijdens de eerste zes maanden van het arbeidscontract. Opzegtermijn beperkt tot één week, schriftelijke motivering, enkel nieuwe contracten: wat Belgische werkgevers moeten begrijpen voor de publicatie in het Staatsblad.
Bijkantoor in België en UBO-register: wat de buitenlandse vennootschap moet doen
Een buitenlandse vennootschap die een bijkantoor in België opent, is geen Belgische vennootschap: het bijkantoor heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid. Dat verandert alles voor het UBO-register. Ontdek wie wat moet aangeven en waarom een Belgische BV-dochter een overzichtelijker kader biedt.