AML-module: conformiteit FOD Economie voor dienstverleners aan vennootschappen

In het kort

De AML-module van Company Belgium dekt volledig de verplichtingen van de wet van 18 september 2017 voor dienstverleners aan vennootschappen (DVV) in België: UBO-cascade in 3 stappen, dagelijks screening van sanctielijsten, opleidingsregister en domiciliëringscontracten conform het KB van 31 juli 2020. Ze is ontworpen zodat een controle van de FOD Economie zonder verrassingen verloopt.

Waarom deze module bestaat

Als uw activiteit valt onder de wet van 29 maart 2018 (domiciliëring van maatschappelijke zetels, ter beschikking stellen van een commercieel adres, bemiddeling bij aandelentransacties), bent u een dienstverlener aan vennootschappen (DVV) — en dus een onderworpen entiteit aan de wet van 18 september 2017 ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme.

De Economische Inspectie van de FOD Economie kan u op elk moment controleren. Sancties lopen op tot 1 250 000 € (administratief) of 2 250 000 € (strafrechtelijk). Wanneer u een fiduciair kantoor of een domiciliëringsbureau leidt, is het operationele risico niet de controle zelf — het is op de ochtend van de controle ontdekken dat u 18 maanden lang de raadpleging van het UBO-register niet hebt getraceerd.

Dat is precies het gat dat we hebben gedicht.

De vijf pijlers, en waar ze in Company Belgium leven

De FOD Economie onderscheidt drie verplichtingenfamilies: organisatie, waakzaamheid, bewaring. Onze module dekt ze nu volledig.

1. Organisatie (art. 3)

• Risicobeoordeling — globaal (interne procedure) en individueel per klant (AMLAssessment met score 1.0–10.0, niveau LOW/MEDIUM/HIGH)

• AML Officer — toegewijde rol AML_OFFICER op de onderneming, aangewezen door de OWNER, elektronische handtekening met eenmalige code

• Opleiding — register AMLTrainingRecord dat bijhoudt wie werd opgeleid, op welk onderwerp, door wie, met uploadbare bewijzen

2. Waakzaamheid (art. 4)

Dit is de kern van de module — en het meest veeleisend bij audit:

• Klantidentificatie (NP/RP): naam, voornaam, geboortedatum en geboorteplaats (vaak vergeten), adres, KBO-nummer, enz.

• Lasthebbers: dedicated model AMLMandataire voor advocaten, boekhouders, fiduciairs die de klant vertegenwoordigen. Identiteit + scope van het mandaat + bewijsstuk.

• Uiteindelijke begunstigden (UBO) — cascade in 3 stappen: de meest voorkomende val. Hieronder gedetailleerd.

• Raadpleging UBO-register (myminfin.be): getraceerd met datum + PDF-bewijs. De indiening van de beoordeling is geblokkeerd zolang de raadpleging niet geregistreerd is.

• Sanctielijsten: screening tegen EU-geconsolideerd, VN, OFAC, FOD Financiën. Dagelijks. Spoor 10 jaar bewaard.

• Doorlopende waakzaamheid: periodiciteiten conform de wet (HIGH = 12 maanden, MEDIUM = 36, LOW = 60). Cron met meldingen 30 dagen vóór vervaldatum.

• CFI-aangifte: PDF-generatie + goAML XML-export (het officiële formaat van de CFI voor elektronische overdracht).

3. Bewaring 10 jaar (art. 5 + KB 31/07/2020)

• AMLAssessment.retentionUntil ingesteld op createdAt + 10 jaar

• AMLAuditLog append-only (nooit gewist, zelfs na 10 jaar — het is het forensisch logboek)

• Cron voor AVG-purge na de bewaarperiode

• Specifiek voor domiciliëring: contract + wijzigingen + koeriersfacturen + oproeplogboek, allemaal 10 jaar bewaard na het einde van de relatie

De UBO-cascade in 3 stappen — de meest voorkomende fout

Art. 4.1.3 schrijft een sequentiële cascade voor:

≥ 25% van het kapitaal of de stemrechten (DIRECT_25 of INDIRECT_25)

Bij gebrek aan: controle via andere middelen (aandeelhoudersovereenkomst, statuten)

Pas als laatste redmiddel: de hoofdverantwoordelijken

Veel fiduciairs identificeren rechtstreeks de bestuurders als UBO — wat de audit niet doorstaat. Onze beoordelingsindiening blokkeert als:

• geen UBO is geregistreerd voor een rechtspersoon

• de cascade alleen SENIOR_MANAGER bevat zonder EDD-motivering ≥ 30 tekens

• het UBO-register nooit werd geraadpleegd

Drie technische sloten voor een controleerbaar resultaat.

Sanctielijsten: 4 bronnen, automatisch bijgewerkt

Manuele screening via een simpele ja/nee-vraag houdt niet meer stand. De module verwerkt nu:

Een cronjob (04:45 dagelijks) downloadt de officiële bronnen, hasht de payload, importeert alleen bij wijziging. Elke AMLSanctionsCheck bewaart de lijstversie en het resultaat (CLEAR / POTENTIAL_MATCH / CONFIRMED_MATCH) — gedateerd bewijs gedurende 10 jaar.

De matching is bewust conservatief: substring + genormaliseerde Levenshtein (drempel 0.8) → elke potentiële treffer wordt naar boven gehaald voor menselijke beslissing.

Domiciliëring: de extra verplichtingen van het KB 31/07/2020

Als u een commercieel adres ter beschikking stelt, voegt het KB drie verplichte stukken toe die de FOD systematisch controleert:

• Het domiciliëringscontract + alle wijzigingen → DomiciliationContract (10 jaar na beëindiging)

• Gedetailleerde koeriersfacturen (postdoorzending) → MailForwardingInvoice

• Oproeplogboek voor de klant → ClientCallLog

Alles is gekoppeld aan de partner (CRM) en de overeenkomstige AML-beoordeling. Een contract kan niet worden verwijderd — het moet worden beëindigd (terminatedAt), met automatisch herberekende bewaring tot terminatedAt + 10 jaar.

Voor wie?

• Fiduciairs en boekhouders die hun KYC-dossiers willen industrialiseren

• Domiciliëringsbureaus die echte diensten moeten kunnen aantonen

• Advocaten die als lasthebber optreden

• Elke bestuurder van een BV/NV die zeker wil zijn dat een FOD-controle goed verloopt

Hoe te beginnen

Activeer de module AML / KYC vanuit het tabblad "Modules" in uw werkruimte

Wijs uw AML Officer aan (alleen OWNER)

Valideer de gestructureerde interne procedure (sjabloon meegeleverd)

Start uw eerste beoordeling — de KBO-fiche wordt automatisch voorgevuld via de Company Belgium API

Alles is ontworpen zodat een FOD-audit verloopt zoals een fiscale audit: scherm openen, stukken exporteren, vragen beantwoorden. Geen jacht meer op verloren PDF's.

Raadpleeg ook onze gids voor verificatie van politiek prominente personen en de volledige begeleiding voor domiciliëringscentra.