Verplichting domiciliëringscentrum: volledige gids België 2026

In het kort

Een domiciliëringscentrum in België is onderworpen aan 10 cumulatieve niet-onderhandelbare verplichtingen: voorafgaande registratie bij FOD Economie, schriftelijk contract, volledig KYC met UBO-cascade op 3 niveaus, risicobeoordeling, doorlopende monitoring, CFI-melding, prestatieregister, 10 jaar bewaring, doorlopende opleiding en jaarlijkse audit. Sancties variëren van 250 euro tot 5 miljoen euro, met mogelijkheid van nominatieve publicatie.

Snelle definitie

Een domiciliëringscentrum (of domicilieverstrekker) is een dienstverlener die aan een vennootschap een maatschappelijke zetel-adres levert waar zij officiële post en officiële mededelingen ontvangt. De gedomicilieerde (de cliëntvennootschap) vestigt er haar zetel maar oefent er zelden haar operationele activiteit uit.

In 2026 valt het uitoefenen als domiciliëringscentrum in België onder een strikt regelgevend regime dat vennootschapsrecht, fiscaal recht en vooral antiwitwasregelgeving combineert. Dit artikel somt alle wettelijke verplichtingen op, hun bronnen, hun sancties bij niet-naleving en hoe er concreet aan te voldoen.

Toepasselijk wettelijk kader

Vier teksten structureren de activiteit in 2026:

• Wet van 31 mei 1999 over vennootschapsdomiciliëring (historisch)

• Wet van 18 september 2017 over de voorkoming van witwassen (zie onze volledige gids)

• Koninklijk besluit van 22 april 2024 over dienstverleners aan vennootschappen (zie domiciliëring antiwitwas 2024)

• Wetboek van vennootschappen en verenigingen (UBO-regime, transparantie)

De FOD Economie is de unieke toezichthouder. Administratieve sancties worden uitgesproken op zijn beslissing, strafsancties door correctionele rechtbanken.

Verplichting 1 — Voorafgaande registratie bij FOD Economie

Sinds het KB van 22 april 2024 mag geen enkele domiciliëringsactiviteit zonder voorafgaande registratie bij de FOD Economie worden uitgeoefend.

Stappen

Inschrijvingsaanvraag via het FOD Economie-portaal

Vereiste documenten: statuten, identiteit van de bestuurder, aanduiding van een AMLCO, ondertekende risicobeoordeling

Eerbaarheidsverificatie van de bestuurders (afwezigheid strafblad voor bepaalde misdrijven)

Validatie door de bevoegde dienst (2-6 weken naargelang dossier)

Duur en hernieuwing

De registratie is 3 jaar geldig, hernieuwbaar onder voorbehoud van een gunstige AML-audit. De hernieuwing moet 6 maanden vóór de vervaldatum geanticipeerd worden.

Sancties bij niet-registratie

Volgens de wet van 18/09/2017 wordt het uitoefenen zonder registratie gesanctioneerd met een administratieve boete van 250 € tot 100 000 € (zelfs tot 5 M € bij herhaling of medeplichtigheid). De FOD Economie publiceert regelmatig sancties, soms anoniem, soms nominatief.

Zie ons artikel over AML-sancties.

Verplichting 2 — Schriftelijk domiciliëringscontract

Geen mondelinge overeenkomst of informele e-mail meer. Voor elke gedomicilieerde vennootschap is een schriftelijk, ondertekend en bewaard contract verplicht.

Verplichte vermeldingen

Het contract moet bevatten:

• Volledige identificatie van de gedomicilieerde (benaming, KBO-nr., bestuurders, gekende UBO)

• Precies onderwerp van de geleverde diensten (maatschappelijke zetel, post, secretariaat, enz.)

• Duur: minimum 3 maanden (in praktijk onbepaalde duur met opzeg)

• Transparante tarifering

• Precies domiciliëringsadres en toegangsvoorwaarden

• Toegangsrecht tot de lokalen door de autoriteiten (FOD, politie, fiscus, parket)

• Verplichting van de gedomicilieerde om actuele KYC-stukken te leveren

• Onmiddellijke opzeggingsclausule bij niet-naleving

Bewaring

Het ondertekende contract moet bewaard worden voor de duur van de relatie + 10 jaar daarna (zie bewaring van AML-gegevens).

Verplichting 3 — KYC en UBO-identificatie

Vóór de relatiestart identificeert het domiciliëringscentrum:

• De gedomicilieerde (rechtspersoon): KBO-uittreksel, statuten, bestuurders

• De ondertekenende wettelijke vertegenwoordiger: identiteitsbewijs, bevoegdheid

• De volledige UBO-cascade op 3 niveaus (zie ons UBO-artikel)

• Eventuele PEP (zie PEP-verificatie)

De KYC moet in 6 gestandaardiseerde secties gedocumenteerd zijn (identificatie, UBO, risicobeoordeling, finaliteit, screening, opvolging) — zie verplichte inhoud KYC-dossier.

Domiciliëring = standaard hoogrisicocategorie → systematische verscherpte maatregelen:

• Directiegoedkeuring vóór relatiestart

• Verificatie van herkomst van fondsen

• Driemaandelijkse monitoring

• Verplichte jaarlijkse herziening

Zie onze volledige KYC-gids.

Verplichting 4 — Risicobeoordeling

Het centrum moet een globale risicobeoordeling opmaken (artikel 16 van de wet 18/09/2017), eigen aan zijn activiteit, ondertekend door de directie, jaarlijks bijgewerkt.

Methodologie op 4 dimensies:

• Cliëntrisico: type gedomicilieerde (lokale kmo vs buitenlandse holding)

• Productrisico: geleverde diensten (zetel alleen vs volledig secretariaat)

• Geografisch risico: nationaliteit van UBO, activiteitslanden

• Kanaalrisico: relatiestart op afstand of face-to-face

Zie onze methodologie voor risicobeoordeling.

Verplichting 5 — Doorlopende monitoring

Artikel 35 verplicht voortdurend toezicht op elke relatie. Voor een domiciliëringscentrum betekent dit in de praktijk:

• Automatische KBO-waakzaamheid op elke gedomicilieerde: bestuurderswijziging, doelwijziging, neerlegging van jaarrekeningen

• UBO-alerts zodra het Belgische UBO-register evolueert

• Postmonitoring: registratie van ontvangen officiële post, alert bij niet-ophaling binnen 15 dagen (mogelijk teken van mantelvennootschap)

• Periodieke herverificatie: jaarlijks voor standaardrisico, driemaandelijks voor hoog risico

Zie ons artikel over transactiemonitoring.

Verplichting 6 — CFI-melding bij vermoeden

Bij vermoeden van witwassen of terrorismefinanciering moet het centrum zonder uitstel melden bij de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI) via het goAML-platform.

Essentiële voorwaarden:

• Geen bewijs vereist, alleen een redelijk vermoeden volstaat

• Absoluut verbod om de gedomicilieerde in te lichten (tipping-off-verbod, strafrechtelijk bestraft)

• Indicatieve termijn: 48 tot 72 uur na interne analyse

• Bescherming van de melder: civiele, strafrechtelijke en tuchtrechtelijke immuniteit

Zie onze volledige CFI-gids.

Verplichting 7 — Prestatieregister

Het KB van 22 april 2024 verplicht het bijhouden van een intern register dat voor elke gedomicilieerde vermeldt:

• Begin- en einddatum

• Bestuurders in elke periode (eventuele wijzigingen)

• UBO in elke periode

• Aangegeven economische activiteit

• Incidenten: teruggekomen post, autoriteitsverzoeken, AML-vermoedens

Dit register wordt op eenvoudig verzoek van de FOD Economie ter beschikking gesteld, zonder vorderingsprocedure.

Verplichting 8 — 10 jaar bewaring

Alle stukken (contract, KYC, UBO, screenings, monitoring, CFI-meldingen) moeten 10 jaar na einde relatie bewaard worden (artikel 60 van de wet 18/09/2017).

Aanvaard formaat: papier of elektronisch. In de praktijk is getimestampt PDF/A TSA de norm geworden. Zie bewaring van AML-gegevens.

Verplichting 9 — Permanente opleiding

Artikel 11: elke medewerker met dossiercontact moet initieel en jaarlijks opgeleid worden:

• AMLCO: minimaal 4 uur/jaar (aanbevolen 8 uur)

• Medewerkers: minimaal 2 uur/jaar

• Met gedocumenteerde kennisevaluatie

Zie ons artikel over AML/KYC-opleiding.

Verplichting 10 — Jaarlijkse audit

Conform artikel 16 moet het dispositief het voorwerp uitmaken van een jaarlijkse audit:

• Intern voor centra met minder dan 10 medewerkers

• Extern daarboven, of op vraag van FOD Economie

• Verplichte perimeter: 8 domeinen (governance, beoordeling, KYC, UBO, sancties/PEP, monitoring, CFI, bewaring/opleiding)

Zie onze auditmethodologie.

Samenvattende sanctietabel

Zie ons gedetailleerd sanctie-artikel.

FAQ — Veelgestelde vragen

Wat zijn de hoofdverplichtingen van de domicilieverstrekker?

10 cumulatieve verplichtingen: FOD Economie-registratie, schriftelijk contract, KYC + UBO, risicobeoordeling, monitoring, CFI-melding, prestatieregister, 10 jaar bewaring, doorlopende opleiding, jaarlijkse audit.

Mag het centrum een domiciliëring weigeren?

Ja, en het moet in bepaalde gevallen weigeren:

• Onvolledige of onmogelijke KYC

• Niet-identificeerbare UBO

• Witwasvermoeden bij relatiestart

• In zeer hoogrisicojurisdictie gedomicilieerde vennootschap zonder rechtvaardiging

Elke weigering moet schriftelijk gemotiveerd en bewaard worden.

Wat is de minimumduur van een domiciliëringscontract?

3 maanden volgens de wet. In de praktijk zijn contracten van onbepaalde duur met 1 tot 3 maanden opzeg.

Welke documenten van de cliënt vragen?

• KBO/BCE-uittreksel jonger dan 6 maanden

• Gecoördineerde statuten

• Identiteitsbewijs bestuurders

• Identiteitsbewijs geïdentificeerde UBO

• Uittreksel uit het Belgische UBO-register

• Bewijs van maatschappelijk doel en werkelijke activiteit

• Voor hoog risico: bewijs van herkomst van fondsen

Hoeveel kost niet-naleving?

Het gamma loopt van 250 € (kleine formele tekortkoming) tot 5 000 000 € (zware herhaling of medeplichtigheid). In 2024-2025 gepubliceerde sancties situeren zich gemiddeld tussen 10 000 € en 200 000 €, plus het reputatie-effect van de publicatie.

Wat gebeurt er als post niet wordt opgehaald?

Systematisch controlepunt sinds het KB 22 april 2024. Als officiële post niet binnen 15 dagen wordt opgehaald:

Schriftelijke ingebrekestelling van de gedomicilieerde

Bij niet-antwoord binnen 15 dagen: opzegging

KBO-melding van de op handen zijnde adreswijziging

Bij mantelvennootschapsvermoeden: CFI-melding

Zie onze 5 praktijkcases due diligence.

Is een AMLCO verplicht?

Ja. De aanstelling van een Anti-Money Laundering Compliance Officer is verplicht vanaf de eerste FOD Economie-inschrijving. Voor zeer kleine structuren kan de bestuurder deze functie cumuleren.

Welke bijkomende vergunningen als de gedomicilieerde vennootschap buitenlands is?

Geen bijkomende vergunning eigen aan de domicilieverstrekker. De KYC wordt echter standaard als hoog risico geklasseerd, met verscherpte maatregelen (directiegoedkeuring, verificatie herkomst fondsen, driemaandelijkse monitoring).

Hoe Company Belgium domiciliëringscentra helpt

Company Belgium is een gespecialiseerd RegTech-platform voor Belgische domiciliëringscentra. Modules die de volledige 10 verplichtingen dekken:

• Begeleide FOD Economie-registratieworkflow

• Contractmodellen conform KB 22/04/2024 met elektronische ondertekening

• Geautomatiseerde KYC: KBO-voorinvulling, 3-niveau UBO-cascade, sanctie- + PEP-screening, eID/itsme-identificatie

• Gestructureerde risicobeoordeling met configureerbare matrix

• Monitoring: KBO-waakzaamheid, UBO-alerts, postopvolging (15 dagen)

• CFI-module: goAML-generatie, beslissingsregister, tipping-off-afscherming

• Prestatieregister conform FOD Economie

• PDF/A-archivering getimestampt TSA, versleuteld, 10 jaar

• Geïntegreerde AML-opleiding met quiz en attesten

• Voor-gestructureerde jaarlijkse audit met downloadbaar rapport

Zie onze volledige begeleidingspagina en de checklist 2026.

Samenvatting

Uitoefenen als domiciliëringscentrum in België in 2026 = 10 cumulatieve niet-onderhandelbare verplichtingen: registratie, contract, KYC, risicobeoordeling, monitoring, CFI, prestatieregister, 10 jaar bewaring, opleiding, audit.

Sancties lopen van 250 € tot 5 M € + strafsancties tot 5 jaar gevangenis + nominatieve publicatie. De FOD Economie is actief sinds 2024 en publiceert regelmatig sancties tegen niet-conforme centra.

De juiste reflex: zich uitrusten met een RegTech-dispositief dat automatiseert wat kan en traceert wat moet. Het is ook de beste voorbereiding op een inspectie — waar men de kernstukken in 5 minuten moet kunnen voorleggen.